Configuración carga de Retribuciones

La configuración de carga de retribuciones permite definir de manera precisa cómo se imputarán los importes de éstas cuando se cargan masivamente mediante ficheros Excel a través de la opción Importar Retribuciones. Gracias a estas configuraciones, el sistema asigna automáticamente los proyectos, partidas presupuestarias, dispuestos y reglas de reparto de importes, garantizando que las retribuciones importadas se registren de forma coherente y conforme a la planificación presupuestaria de la organización.

El acceso se realiza desde la bandeja de Retribuciones, en el apartado Importación de Retribuciones/Configurar carga de retribuciones.

De manera predeterminada, al acceder se muestran únicamente las configuraciones vigentes en la fecha de consulta. No obstante, si se desea revisar configuraciones anteriores, basta con modificar los filtros de búsqueda aplicando criterios como fechas, estado activo, terceros o proyectos.

Creación de una configuración de carga

Cuando se inicia la creación de una nueva configuración, el sistema solicita en primer lugar una serie de datos básicos que servirán para identificar y delimitar el alcance del registro:

• Tipo de Retribución: identifica el tipo de remuneración para el que se quiere realizar la configuración, si es una nómina mensual o por le contrario se trata de pago de atrasos, pagas extras, bonificaciones… Se recupera automáticamente el valor configurado por defecto, generalmente nómina.

• También se debe indicar el Tercero al que corresponde la configuración; al seleccionarlo, el sistema completa de forma automática el campo Código externo, que no obstante puede ser editado por el usuario si se desea diferenciarlo del código identificativo.

• Otro elemento fundamental es el Periodo de vigencia, en el que se especifican las fechas de inicio (Desde) y de fin (Hasta) durante las cuales la configuración estará activa.

Tras definir los datos generales, se accede al bloque donde se establecen los criterios de reparto de los importes, identificando siempre el proyecto y concepto de gasto a los que se imputará la Retribución o Seguridad Social.

Diferenciación entre Retribución vs. Seguridad Social

Cuando se registra una retribución en su información presupuestaria se deberá diferenciar, al menos, los importes correspondientes al Salario y a la Seguridad Social a cargo de la empresa en conceptos de gasto diferentes no pudiendo utilizar una partida genérica para ambos.

Por tanto, a la hora de configurar los conceptos de gasto a utilizar en los apartados Retribuciones y Seguridad Social, el sistema excluirá o propondrá únicamente aquellos que se encuentren identificados en el apartado de Configuración del área como conceptos de Seguridad Social.

El sistema permite además indicar si se desea vincular un dispuesto específico en la configuración en caso de que exista para el proyecto identificado con independencia de que sea del mismo Tercero de la configuración o de otro diferente.

Posibilidades de configuración en el uso de Dispuestos

El sistema ofrece 3 formas diferentes de trabajar con dispuestos, adaptándose a las necesidades de cada organización:

1. Indicar manualmente el dispuesto en la configuración de la carga de forma que si se ha vinculado dispuesto lo utiliza y si no imputa directamente la retribución contra la partida presupuestaria.

2. Permitir que el sistema realice una búsqueda automática de un dispuesto del tipo que se configure en el área de trabajo en función de todas las condiciones definidas: tercero, proyecto, partidas, fechas de vigencia e importe disponible (en caso de coincidencia de varios dispuestos que cumplan con todos los atributos asignará el de menor identificador interno). Si localiza algún dispuesto que cumpla con todos los requisitos lo utiliza para imputar la retribución, en caso contrario se realiza la imputación directamente contra la partida.

3. Validar que de forma obligatoria se realice imputación contra dispuesto. Esta opción se utiliza en combinación con una de las anteriores: ya sea mediante indicación manual en la configuración de la carga o mediante búsqueda automática en la base de datos. Si se detecta que no se cumple esta validación para todos los terceros y retribuciones se cancelará el proceso de carga a la hora de importar el Excel.

La cuenta contable asociada se propone automáticamente si ya está definida en el concepto de gasto, lo que simplifica el proceso y evita errores, si bien, no es un dato obligatorio ya que existe toda una lógica para identificar la cuenta contable que utilizará el proceso de carga siguiendo el siguiente orden: 1º la indicada en la configuración de la carga, 2º la del catálogo de conceptos de retribución, 3º la de la partida presupuestaria y 4º la del concepto de gasto.

Finalmente, se selecciona el tipo de configuración que se desea utilizar indicando si por Porcentaje o por Importe y en función del valor seleccionado se habilita el campo para cumplimentar un valor u otro. Además, se selecciona el tipo Por Importe en varias líneas se deberá establecer el orden de prioridad entre ellas en la columna correspondiente.

Funcionamiento de la configuración Por Importes

A través de la combinación de importes fijos y porcentajes se puede conseguir que la parte principal del salario quede vinculada siempre a un proyecto determinado, y que sólo el exceso se distribuya proporcionalmente en otros. Esto permite, por ejemplo, que de una nómina de un trabajador se imputen los primeros 1.200€ de manera íntegra a un proyecto concreto, mientras que el resto del importe vaya a otro proyecto o se reparta entre varios proyectos siguiendo un criterio porcentual.

También es posible configurar la Seguridad Social mediante importes fijos. Supongamos que de los costes sociales asociados a un trabajador se quieren imputar 200€ de forma directa a un proyecto específico, y que el resto se reparta entre otros proyectos aplicando un porcentaje. El sistema permite este tipo de combinaciones, ofreciendo un control muy granular sobre cómo se distribuyen los gastos de personal.

En el caso de que convivan configuraciones por importe y por porcentaje, el sistema aplica un orden de prioridad: siempre se tendrán en cuenta en primer lugar las reglas por importe (considerando a su vez la prioridad marcada entre ellas su hubiera más de una), y el remanente se distribuirá después en función de los porcentajes definidos.

Además, existe el requisito de que siempre que se indique una configuración Por Importe, se debe indicar también al menos una configuración Por Porcentaje para que sistema sepa donde ubicar el importe excedente de la retribución una vez asignadas las configuraciones por Importe.

Por otro lado, en el apartado de Configuración Retribución existe la posibilidad de seleccionar un concepto retributivo, siempre que la organización utilice formatos de carga que diferencien entre conceptos, con el objetivo de imputar determinados conceptos retributivos al 100% en un proyecto concreto. Esto resulta útil cuando se quieren asignar íntegramente ciertos conceptos —como dietas, pluses o trienios— a un único proyecto, independientemente de cómo se reparta el resto de la retribución.

En caso de incorporar alguna fila de configuración por concepto retributivo esta será procesada en primer lugar, por delante incluso de las configuraciones Por Importe, de forma que todas las configuraciones posteriores se realicen habiendo excluido el concepto retributivo indicado. Si a la hora de importar posteriormente el fichero Excel no apareciera el concepto, el sistema simplemente lo ignorará y continuará aplicando las demás reglas definidas en el orden habitual.

Configuración adicional a través del catálogo de Conceptos Retributivos

Dentro del apartado de Configuración del Área se encuentra el catálogo de Conceptos Retributivos en el que, además de registrarlos y configurar los atributos a nivel fiscal necesarios, es posible configurar los conceptos de gastos y/o cuentas contables a los que se desea que se imputen los mismos cuando se realiza la importación de retribuciones.

Cuando en una configuración de carga no se personalizan reglas específicas para cada concepto retributivo, el sistema aplica de manera uniforme el criterio general de reparto definido en esa configuración. Esto significa que si se ha establecido, por ejemplo, un reparto 80% Proyecto A y 20% Proyecto B, todos los conceptos incluidos en la nómina —salario base, dietas, trienios, pluses, retenciones…— se distribuirán siguiendo ese mismo porcentaje.

El detalle importante es que esta distribución porcentual respeta siempre las cuentas contables y conceptos de gasto propios configurados en cada concepto. Es decir:

• El salario base irá a las cuentas y conceptos configurados para “sueldos y salarios”, pero dividido 80/20 entre los proyectos definidos.

• Las dietas se imputarán a “gastos de viaje”, pero igualmente fraccionadas en la misma proporción.

• Los trienios se llevarán a “antigüedad”, otra vez repartidos de acuerdo al 80/20.

Este funcionamiento puede complejizarse aún más en el caso de se combine dicha casuística con el funcionamiento de la configuración Por Importes. El detalle clave es cómo se consumen esas cuotas fijas: en los formatos General Por Conceptos y Por Columnas, el sistema procesa los datos en el mismo orden en que aparecen en el Excel. Es decir, va recorriendo los conceptos en ese orden y va “gastando” la cantidad fija hasta agotarla; a partir de ahí, lo que quede por imputar continúa con el criterio porcentual.

Esto garantiza resultados reproducibles y coherentes con la estructura del fichero: si cambias el orden de los conceptos en el Excel, cambiará el consumo de la cuota fija antes de pasar al reparto por porcentaje.

Ejemplo ilustrativo

• Configuración:

  • Importe fijo: 1.200€ al Proyecto A.

  • Resto: 60% al Proyecto B y 40% al Proyecto C.

• Excel (Por Conceptos) en este orden:

  1. Salario base: 800€

  2. Dietas: 400€

  3. Trienios: 300€

Cómo actúa el sistema: recorre el Excel en ese orden

1. Salario base (800€): aún queda cuota fija por consumir (1.200€), por tanto los 800€ van íntegros al Proyecto A. Quedan 400€ de la cuota fija.

2. Dietas (400€): se consumen los 400€ restantes de la cuota fija al Proyecto A. La cuota fija queda agotada (800+400=1.200).

3. Trienios (300€): ya no hay cuota fija; estos 300€ se reparten 60% a Proyecto B (180€) y 40% a Proyecto C (120€).

Inclusión del personal en proyectos

Cuando se graba una configuración, el sistema valida si el tercero se encuentra configurado como personal en los proyectos indicados y, en caso negativo, lanza un aviso al usuario ofreciendo incorporarle en ese momento.

• Si se confirma, se abre un formulario adicional donde aparecen todos los proyectos incluidos en la configuración siendo sólo editables aquellos en los que tercero no esté incluido como Personal, y los campos necesarios para asignar su rol en el proyecto, las fechas de pertenencia y otros atributos importante como el acceso a servicios web (Mis Proyectos y Mis Compras) o la visibilidad de la participación en la Producción Científica.

• Si se rechaza, la configuración se guarda igualmente, y el alta en proyectos se podrá realizar manualmente en otro momento o desde los hipervínculos disponibles al grabar el formulario.

Configuración de Otros Conceptos

En algunas organizaciones puede existir un tercero tipo de configuración de carga, adicional a la Retribución y la Seguridad Social, que hace que se muestre un tercer apartado llamado Configuración otros conceptos en el que indicar el proyecto, concepto de gasto, cuenta contable y reparto de importes que se desea aplicar en ese caso del mismo modo que se hace con la Retribución y la Seguridad Social. Actualmente el uso de este apartado se remite a dos casos particulares:

1. En el formato de carga Resumido la posibilidad de configurar las columnas de Seguro Adicional.

2. En cualquier formato de carga la posibilidad de asignar una configuración especial a la provisión del coste de la paga extra mediante la creación de un otro cargo con cada retribución. Esta opción se utiliza en el caso de que se desee que la imputación presupuestaria de estos cargos sea diferente a la de la Retribución mensual. En el apartado de Importar Retribuciones se verá con más detalle su funcionamiento.

¿Qué acciones puedo realizar sobre las configuraciones de carga?

• Duplicar configuraciones: esta opción resulta muy práctica cuando se quiere crear una nueva configuración similar a otra ya existente. En lugar de cumplimentar todos los campos desde cero, se genera una copia del registro actual en modo creación que puede modificarse con los cambios necesarios (por ejemplo, variar el proyecto, ajustar el porcentaje o cambiar las fechas de vigencia).

• Cierre masivo de configuraciones: en aquellos casos en los que varias configuraciones dejen de ser válidas al mismo tiempo, esta acción permite asignar una fecha de cierre común de manera simultánea. Así se evita tener que modificar registro por registro, facilitando el mantenimiento de la información histórica sin necesidad de eliminar datos.

• Importación masiva: para agilizar el alta de múltiples configuraciones, el sistema permite trabajar con un Excel estructurado con los mismos campos que el formulario manual de configuración. Al cargarlo, se crean todas las configuraciones de una sola vez, lo que es especialmente útil en implantaciones iniciales o cuando se incorporan grandes colectivos de personal.

• Opciones de exportación:

  • Exportación Básica que exporta únicamente los datos visibles en la bandeja, y Exportación avanzada que permite obtener un fichero Excel con toda la información detallada de las configuraciones seleccionadas. Esta última no solo incluye los campos básicos, como tipo de retribución o fechas de vigencia, sino también el desglose de todos los apartados configurados: Retribuciones, Seguridad Social y otros conceptos si los hubiera, así como los filtros aplicados.

  • Informe de configuración por tercero: esta opción se encuentra en la pestaña Informes y genera un Excel detallado para los terceros seleccionados, en el que se incluyen en una sola hoja toda la información de las configuraciones en un formato idéntico al utilizado en la importación masiva pero incluyendo las descripciones completas de los conceptos imputados, cuentas contables utilizadas y proyectos asociados.