Ejecución del Presupuesto

Dentro de la ejecución del proyecto, se llevan a cabo las siguientes operaciones:

• Imputación de gastos, en cualquiera de sus fases (reservado, autorizado, dispuesto, obligado y pagado)
• Imputación de ingresos, en cualquiera de sus fases (facturado, cobrado)
• Modificaciones del presupuesto

Imputación de Gastos

Cuando se introduce directamente un gasto en firme en el sistema (una nómina, factura recibida, un gasto sin factura, etc.), se genera un movimiento de obligado presupuestario. En el mismo momento, adicionalmente, genera también los movimientos anteriores (reserva, autorizado y dispuesto). Ver explicación de cada movimiento en Información General Gestión Presupuestaria. 

En ocasiones, se requiere poder hacer una previsión previa en el presupuesto de los gastos que van a llegar a futuro, implementado incluso flujos de aprobación de los mismos. Para ello, existen las siguientes alternativas:

• Módulo de Compras: este sistema permite gestionar las siguientes fases:
  • Propuesta de compra, que genera movimiento de Reservado.
  • Autorización de la propuesta de compra, que genera movimiento de Autorizado.
  • Generación del pedido derivado de la propuesta autorizada, que genera el movimiento de Dispuesto.
• Movimientos manuales: para todos aquellos gastos que no pueden ser gestionados a través del módulo de compras, es posible crear manualmente los siguientes movimientos:
  • Reserva: permite reservar un importe determinado en una o varias partidas. No es necesario conocer el nombre del tercero del gasto. 
    • Ejemplo, si se desea contratar a un nuevo empleado, se puede introducir la reserva en el presupuesto en espera de que se apruebe o no la contratación.
  • Autorizado: permite autorizar una reserva previa o reflejar directamente un importe autorizado en el presupuesto sin que haya reserva previa. No es necesario conocer el nombre del tercero del gasto. 
    • En el ejemplo anterior, se introduce en el presupuesto el importe autorizado para la nueva contratación, aunque aún se desconoce el nombre de la persona a contratar.
  • Dispuesto: permite disponer del importe previamente autorizado para ejecutarlo a nombre de un tercero concreto. En este momento, ya es necesario conocer el nombre de la persona física o jurídica para la que se va a consignar el presupuesto. 
    • En el ejemplo anterior, se generaría el dispuesto al firmar el contrato con el empleado. 

Para conocer en detalle el funcionamiento de estos movimientos manuales consulte el apartado Reservas, Autorizados y Dispuestos.

Modificaciones del Presupuesto

Durante la vida del proyecto puede ser necesario realizar modificaciones en el presupuesto del mismo. Dentro de las modificaciones destacan las siguientes:

• Modificación del presupuesto actual (puede afectar a un proyecto o a varios).
  • Ejemplo: cambio de partida, tras la concesión inicial del financiador.
• Traspaso de presupuesto y saldo (siempre afecta a varios proyectos)
  • Ejemplo: transferencia del remanente que queda en un proyecto cuando finaliza a otro proyecto que indique el investigador principal, siempre que los fondos no sean reintegrables. 

Modificaciones de Presupuesto Actual

Las modificaciones pueden ser de dos tipos:

• Presupuestarias: implican transferencia de presupuesto entre partidas, no afectando por tanto al presupuesto global de la organización. Los casos más habituales:
  • Cambios de partida dentro del ejercicio.
  • Traspaso de remanentes de un ejercicio al siguiente.
• Extrapresupuestarias: implican variación del presupuesto global de la organización. En este caso, en el apartado de Origen se solicitará un Tercero, que será el que vaya a aportar la financiación extra o el que no va a entregar la financiación que se tenía presupuestada. El caso más habitual es la devolución al financiador de fondos no ejecutados en el marco de una subvención concedida (ver Devolución de la financiación). 

En el caso del Traspaso de remanentes, para no tener que hacerlo de forma individual proyecto a proyecto, existe la acción "Incorporación de remanentes". Al acceder a esta operación:

1. Se deberá introducir el ejercicio para el cual se desea calcular el remanente a traspasar y pulsar sobre el botón Buscar.
2. El sistema mostrará en los resultados todos los proyectos con control por disponible que tengan importe disponible en el presupuesto de gastos del ejercicio indicado. 
   Selección de los proyectos para la incorporación de remanentes

   Si no se desea incorporar el remanente de alguno de los proyectos del resultado de la búsqueda, se podrá seleccionar y Quitar de la lista. Se ha de tener en cuenta que la operación se realizará sobre todos los proyectos que queden en la lista en el momento de realizar el paso 3.
3. Hacer clic sobre Incorporar Remanentes. Esto creará una modificación presupuestaria para cada proyecto de la lista, mediante la cual se traspasará el importe disponible del ejercicio x al ejercicio x+1.

Traspasos de Presupuesto y Saldo

En el caso de que se desee traspasar saldo presupuestario y/o contable, se deberá hacer uso de los Traspasos de saldos. En función de la operación que se desee realizar, se deberá seleccionar la tipología adecuada para ello: