FAQs sobre Tesorería

Cobros y Pagos

¿Qué significa el aviso de importe disponible insuficiente al registrar el cobro de una factura emitida con repartos?

Cuando una factura emitida tiene configurada la realización de forma automática de repartos o movimientos de overhead en el momento del cobro de la misma, el sistema registra un traspaso de saldo presupuestario indicando como proyecto de origen el proyecto donde se emite la factura y como concepto de gasto aquel que se haya configurado en el detalle del concepto de facturación. Dicho traspaso supone el registro de un gasto en el proyecto y partida de origen indicados y, por tanto, al grabar el cobro realiza las mismas validaciones a nivel presupuestario que si registráramos ese traspaso de saldo manualmente:

• Si el presupuesto del proyecto se controla por Disponible, el sistema valida que exista presupuesto disponible en el proyecto y partida de gasto indicados para el ejercicio presupuestario en el que se realizó la imputación presupuestaria de la factura (con independencia del año en el que se está realizando el cobro).
• Si el presupuesto del proyecto se controla por Saldo, el sistema valida que exista saldo suficiente en el proyecto en el momento en el que se está registrando el cobro.
• Si el proyecto no tienen indicado ningún control de presupuesto, el sistema no realiza ninguna validación. 

Por tanto, si al guardar el cobro de la factura emitida nos aparece un mensaje indicando que no es posible realizarlo porque no hay presupuesto disponible en la partida, deberemos dotarla previamente con el presupuesto necesario o modificar el tipo de control presupuestario que se está realizando en el proyecto. 

¿Y si inicialmente tenía presupuesto en la partida pero he realizado la incorporación de remanentes?

Si en un proyecto controlado por disponible se realiza la incorporación de remanentes de forma automática y, posteriormente, se registra el cobro de una factura emitida en el ejercicio anterior, ante la aparición de la validación se podría registrar una modificación presupuestaria para traspasar disponible de la partida afectada del ejercicio actual al anterior.

¿Qué significa el aviso de importe disponible insuficiente al registrar el cobro de un ingreso con overhead?

Cuando un ingreso tiene configurada la realización de forma automática de movimientos de overhead en el momento del cobro de la misma, el sistema registra un movimiento de gasto en el proyecto donde se realiza el ingreso dentro del concepto de gasto que se haya parametrizado como concepto de overhead. Por tanto, al grabar el cobro se realizan las mismas validaciones a nivel presupuestario que cuando se registra cualquier otro movimiento de gasto en el sistema:

• Si el presupuesto del proyecto se controla por Disponible, el sistema valida que exista presupuesto disponible en el proyecto y partida de gasto indicados para el ejercicio presupuestario al que pertenece la fecha de cobro indicada en la operación (con independencia del ejercicio presupuestario indicado en el otro ingreso).
• Si el presupuesto del proyecto se controla por Saldo, el sistema valida que exista saldo suficiente en el proyecto en el momento en el que se está registrando el cobro.
• Si el proyecto no tienen indicado ningún control de presupuesto, el sistema no realiza ninguna validación. 

Por tanto, si al guardar el cobro del ingreso nos aparece un mensaje indicando que no es posible realizarlo porque no hay presupuesto disponible en la partida, deberemos dotarla previamente con el presupuesto necesario o modificar el tipo de control presupuestario que se está realizando en el proyecto.

Anticipos entregados

¿Se puede liquidar un gasto contra varios anticipos?

Sí, el mismo gasto se puede liquidar contra varios anticipos. Para ello, el proceso a seguir es el siguiente:

• Seleccionar el primer anticipo entregado con importe pendiente. 
• Ejecutar la acción liquidar, eligiendo el gasto contra el que se desea aplicar.
• Si el importe del gasto > importe pendiente del anticipo, el sistema permitirá generar o no un anticipo de compensación. Indicar que no se desea generar el anticipo de compensación.
• A continuación, seleccionar el siguiente anticipo que se desea cancelar. A través de la acción liquidar, seleccionar el gasto empleado en la liquidación anterior por el importe que le quede pendiente.

Anticipos recibidos

¿Se puede aplicar un anticipo recibido contra una factura emitida a otro tercero?

No, para poder aplicar un anticipo recibido con una factura emitida es necesario que ambos registros tengan al mismo tercero. Cuando el anticipo que se ha cobrado se encontraba a nombre de un tercero y a la hora de emitir la factura correspondiente nos indican que debe dirigirse a otro tercero tenemos diferentes posibilidades en función de cuál sea la situación:

1. El importe de la factura es igual al importe del anticipo recibido. En este caso se podrá indicar en la factura emitida como Tercero de Cobro al tercero que efectuó el anticipo recibido, de forma que el vencimiento de la factura se genere a nombre del cliente que realizó el anticipo y ambos registros podrán compensarse sin problema en tesorería.

2. El importe de la factura es mayor al importe del anticipo recibido. En este caso, se deberá anular el anticipo recibido siguiendo los siguientes pasos:

• • Devolver el anticipo recibido y cobrado, lo que generará una obligación de pago a nombre del primer tercero.
  • Registrar un otro cargo por el mismo importe del anticipo en negativo, indicando el tercero del anticipo que se ha devuelto, marcando el check de obligación de pago y en el asiento contable incluir la cuenta utilizada en el anticipo tanto en el debe como en el haber.
  • Compensar ambos movimientos incluyéndolos en una operación de pago por importe 0.

Posteriormente, para poder dar por cobrada la factura emitida tenemos dos posibilidades:

a) Registrar un ajuste para poder compensar y dar por cobrada la factura emitida. 

• • • Registrar un otro ingreso en negativo por el importe del anticipo recibido, a nombre del tercero indicado en la factura emitida, marcando el check del derecho de cobro y en el asiento contable incluir la cuenta utilizada en el anticipo inicial en el debe y la cuenta contable de la factura emitida en el haber. 
    • Compensar la factura emitida y el otro ingreso en negativo incluyéndolos en una operación de cobro por importe 0.

b) Registrar un nuevo anticipo recibido con el cliente correspondiente a la factura emitida.

• • • Al registrar el nuevo anticipo, cuando se pregunte si desea darlo por cobrado indicar que no. 
    • Registrar un otro ingreso en negativo por el importe del anticipo recibido, a nombre del tercero indicado en la factura emitida y en el nuevo anticipo, marcando el check del derecho de cobro y en el asiento contable incluir la cuenta utilizada en el anticipo inicial en el debe y la cuenta contable del nuevo anticipo en el haber. 
    • Cobrar el anticipo de cliente en una operación de cobro compensándolo con el otro ingreso en negativo.
    • Finalmente registrar el cobro de la factura emitida aplicando contra la misma el nuevo anticipo de cliente y quedando como importe real de pago la diferencia.

3. El importe de la factura es menor que el importe del anticipo recibido. En este tercero caso se efectuará en primer lugar lo indicado en el punto 1, y, con el importe restante del anticipo o bien se devuelve al tercero original si existe una salida en tesorería, o bien se deja pendiente para futuras facturas o bien se anula siguiendo los pasos del punto 2 solo por el importe pendiente en lugar de por la totalidad.

Gestión de la Morosidad

¿Cuál es criterio para que una factura emitida pase de un nivel de morosidad al siguiente?

Cada Organización define cuáles son los Niveles de Morosidad con los que quiere trabajar.  En cada Nivel de morosidad se asigna de forma correlativa el número de días en el que se van a clasificar las facturas pendientes de cobro, para considerar la reclamación de la deuda. A partir de esta información, Fundanet es capaz de “agrupar” las facturas emitidas en los diferentes niveles.

Una vez que la factura entra en el circuito de Morosidad (incluida en el primer nivel), será necesario que se cumplan dos requisitos para que vaya pasando al resto de niveles:

• Que la factura haya sido “comunicada”.
• Que la fecha de la anterior comunicación+ el número de días del siguiente nivel, sea mayor o igual al día actual. A continuación se incluye un ejemplo:
  • Se parte de una factura con fecha de vencimiento 15/07/2022.
  • El primer nivel de morosidad es de 30 días.
  • Se comunica la reclamación al cliente moroso el día 15/08/2022 
  • Siendo el segundo nivel de morosidad de 60 días, la factura pasará a clasificarse en el segundo nivel a partir del 15/10/2022 .

Tarjetas de crédito

¿Por qué no puedo modificar los datos de una tarjeta de crédito?

Una vez se ha realizado una importación de movimientos en una tarjeta no será posible modificar los siguientes campos de la misma: Nº Tarjeta, Cuenta bancaria asociada, Tercero asociado y Proyecto. La importación de los movimientos implica la creación de un anticipo entregado y el pago del mismo con esa información. Parte de estos datos también son empleados en la posterior conciliación de los movimientos importados. A través del proceso Borrar carga de movimientos se podrán eliminar los movimientos importados (siempre que se cumplan las condiciones indicadas en la descripción del proceso) para modificar la tarjeta.

¿Cómo saldar un anticipo de tarjeta cuando no puede conciliarse?

En ocasiones se dan situaciones en la gestión de tarjetas de crédito en las que no es posible conciliar como habitualmente el pago realizado mediante tarjeta con los documentos de gasto recibidos posteriormente, lo que ocasiona que al importar los extractos de pagos realizados con tarjeta se queden movimientos pendientes de conciliar y, por tanto, el importe del anticipo que se crea queda pendiente de compensar. 

Cuando esto suceda, es posible realizar la liquidación manual del anticipo de dos formas:

1. Desde la gestión de anticipos entregados pendientes de aplicar (en el área de trabajo de tesorería) donde encontraremos tanto los anticipos creados manualmente como los generados por la importación de movimientos de tarjeta. Desde esta bandeja de anticipos pendientes podremos liquidar el importe pendiente de un anticipo con los gastos que hayamos recibido para ese tercero.
2. Registrando una operación de pago en la que se incluyan los vencimientos de los documentos de gasto pagados con tarjeta y añadiendo como anticipo a aplicar el anticipo entregado con importe pendiente que se ha generado con la importación de movimientos de tarjeta, del mismo modo que se haría con uno creado manualmente.

Uno de los motivos por los que puede darse esta situación y que sea necesario hacer una compensación manual de un anticipo es cuando se registra una factura recibida que ha sido pagada parcialmente con tarjeta. Cuando se genera la obligación de pago de una factura recibida sólo es posible indicar una forma de pago para todos sus vencimientos por lo que no es posible distinguir que una parte debe pagarse mediante transferencia mientras que otra fue pagada con tarjeta de crédito.  En este caso, cuando se registre la factura se deberá indicar como forma de pago Transferencia para toda la factura y, por un lado, registrar el pago por transferencia mediante una remesa de pago o pago individual y, por otro lado, realizar la liquidación manual del anticipo con una de las opciones indicadas anteriormente.