Gestión de Vencimientos

Un vencimiento es un registro vinculado a una obligación de pago o un derecho de cobro generados a partir de un documento de gestión, como una factura emitida o recibida, un gasto sin factura, o cualquier otro tipo de transacción financiera. Cada vencimiento contiene información específica sobre la fecha, el tercero, el importe y el estado de la operación, y puede ser único o formar parte de una serie de vencimientos relacionados con un mismo documento, obligación o derecho.
Existen dos formas principales para acceder a la información de vencimientos, dependiendo del nivel de detalle y segmentación necesarios:

• Desde el apartado Accesos: donde aparecen todos los vencimientos agrupados, a pagar y a cobrar, tanto los vencidos como aquellos que vencerán en los próximos 30 días, siempre que tengan un importe pendiente. Esta vista es ideal para obtener una visión global de los derechos de cobro y obligaciones de pago de la organización.

• Desde las losetas Vencimientos pendientes: donde se obtiene una visualización separada de los vencimientos a pagar (muestra solo los generados a partir de Obligaciones de Pago) y a cobrar (muestra solo los generados a partir de Derechos de Cobro). Al igual que en el apartado anterior, solo se incluyen los vencimientos vencidos o con vencimiento en los próximos 30 días.

Información de la bandeja de Vencimientos

Con independencia del acceso utilizado, dentro de la bandeja de Vencimientos se presenta una vista común sobre la que tener en cuenta las siguientes cuestiones:

• Código de Colores: para facilitar la interpretación de los datos, el sistema muestra los importes negativos coloreados en rojo (vencimientos a pagar, salidas de tesorería) y en color verde importes positivos (vencimientos a cobrar, entradas de tesorería).
• Datos del documento de gestión: se muestra información clave obtenida del documento que ha generado el vencimiento como el tipo de documento de gestión, la referencia del documento, el tercero asociado, la fecha de registro del documento, forma de pago, cuenta bancaria del tercero...
• Datos específicos del vencimiento en concreto que se está consultando: fecha del vencimiento, importe del vencimiento, importe pendiente del vencimiento, estado...

¿Qué acciones se pueden realizar desde la Bandeja de Vencimientos?

Desde la bandeja de Vencimientos se pueden realizar las siguientes acciones sobre los mismos:

• Actualizar Vencimientos: muestra los datos de la obligación de pago o derecho de cobro al que se encuentra vinculado el vencimiento, su información general e importe total de la obligación o derecho, el detalle de vencimientos existentes y sus importes pendientes o ya pagados/cobrados, si corresponde. Esta operación es especialmente útil cuando necesitas dividir un vencimiento para poder realizar pagos parciales o cobros parciales.
• Pagar: permite realizar el registro del pago de los vencimientos mediante pago individual o remesa de pago.
• Cobrar: permite realizar el registro del cobro de los vencimientos mediante cobro individual o remesa de cobro.
• Declarar Impagado/Pérdida: permite declarar una factura emitida como impagado o pérdida. Solo disponible para vencimientos de cobro procedente de facturas emitidas.

Informe Vencimientos: Comparativa con Contabilidad

El sistema incluye una herramienta para comparar los vencimientos registrados con los saldos contables de las cuentas asociadas. Este informe es esencial para identificar discrepancias entre la gestión de vencimientos y la contabilidad, especialmente en los procesos de cierre de ejercicio. A continuación, se detalla su funcionamiento y características.

El informe tiene como finalidad verificar que los importes pendientes de pago o cobro en la gestión coincidan con los saldos contables de las cuentas asociadas, detectar diferencias que podrían deberse a errores en el registro de documentos y asegurar que al cierre del ejercicio las diferencias sean cero.

Al acceder al informe, se muestra la información de vencimientos pendientes agrupados por Tercero y cuenta contable de contrapartida asociados con los siguientes datos:

• Importe pendiente: suma del importe de los vencimientos asociados a ese tercero y cuenta contable que aparece en positivo cuando el importe pendiente es a cobrar y negativo cuando el importe pendiente es a pagar. Al pinchar en esta información se muestra el detalle de todos los vencimientos que componen dicho importe.
• Saldo contable: saldo en contabilidad de la cuenta mostrada a la fecha para la que se ha lanzado el informe que aparece en negativo si el saldo es acreedor (al Haber) y positivo si el saldo es deudor (al Debe).
• Diferencia: entre el importe pendiente y el saldo contable, dado que los signos de cada uno son opuestos, será la suma de ambos importes.
  • Si la diferencia es cero, significa que no hay discrepancias entre gestión y contabilidad
  • Si existe una diferencia, se debe investigar su origen para lo cual el informe permite acceder al detalle de los vencimientos que componen el importe pendiente, facilitando la identificación de posibles errores en los registros.

Informe Vencimientos: Consulta de Cobros y Pagos

Otro de los informes disponibles desde la gestión de vencimientos es la consulta de cobros y pagos por tercero, que permite conocer aquellos vencimientos que han sido saldados en tesorería y el detalle de la operación de cobro o pago donde ha sido incluido.

El informe se genera por defecto para las operaciones de cobro o pago cuya fecha se encuentre entre los últimos 30 días, pero ésta puede ser modificada para indicar el rango de fechas que se desee. De esta forma se permiten conocer los vencimientos que han sido cobrados o pagados en una determinada fecha, no sólo los que lo están actualmente.

Al acceder al informe, se muestra la información de vencimientos pagados/cobrados agrupados por Tercero, seguido por el código identificativo de la operación de cobro o pago en el que ha sido incluido cada uno (siendo posible acceder a la misma).