Incorporación de documentos de pago

Una vez registrados los pagos en el sistema, es posible incorporar los comprobantes digitales de los mismos a través de diversas opciones:

• Para los pagos de Facturas recibidas y Gastos menores, a través del Incorporador de documentos de pago.
• Para los pagos de Nóminas, a través del Incorporador justificantes pagos nóminas

Incorporación de los justificantes de pago de Facturas Recibidas y de Gastos Menores

Requisitos previos

Para que este proceso funcione correctamente, es necesario realizar las siguientes acciones:

• Es necesario un PDF por cada boleta justificativa del pago de la factura recibida o gasto menor. 
  ¿Y si tengo un PDF único?

  Si al descargar el PDF de la Banca Electrónica, éste contiene múltiples páginas con datos de pago de múltiples facturas o gastos menores, es necesario "des paginar" y convertir en "n" PDF separados, uno por cada factura o gasto menor a procesar. Si por ejemplo el Pago/Remesa de pago contiene 50 facturas o gastos menores, han de existir 50 PDF.
• Los PDF han de ser legibles, es decir, es necesario que se puedan realizar búsquedas dentro de los mismos.
• Las Remesas de Pago o Pagos No deberán tener documentos digitales adjuntos, previo al proceso. 
• Los documentos que se ubiquen en la ruta y que por tanto se vayan a procesar, deberían ser todos los que componen una Remesa de pago o un Pago. 
  Advertencia sobre cargas parciales

  Si una remesa está compuesta de "n" facturas y/o gastos menores, y se realiza el proceso sólo para algunas de ellas, se subirán los documentos digitales a la Remesa/pago sólo de esas facturas o gastos menores, y al realizar en una segunda fase la carga del resto de documentos digitales, tal y como se ha indicado en el punto anterior, el sistema detectar que la Remesa o Pago ya tienen documentos y no adjuntaría los actuales.

  
  
• Si dentro de la misma Organización, la factura a procesar existe dos veces (existen dos facturas con el mismo número de documento de proveedor), el sistema intentará adjuntar el documento digital a la Remesa de Pago/Pago y Obligación de pago de la factura de la Organización cuya fecha de emisión sea más actual.
• La factura o gasto menor han de estar pagados, bien en un Pago o bien en una Remesa de pago (independientemente del estado de la remesa).
• Si la factura o gasto menor se encuentra incluida en más de un Pago o Remesa de pago a la hora de procesar algún documento PDF suyo, el sistema mostrará un error y no adjuntará ningún documento.
• Tener configurados los parámetros de la información digital para las entidades Facturas recibidas y Gastos menores.
• El pago se ha generado en la banca electrónica a partir del fichero XML generado por Fundaneto, en su defecto, se ha empleado la misma estructura de concepto que genera el sistema automáticamente.
  Configuración pago Gastos menores

  Para incorporar los documentos de pago de gastos menores es necesario que el concepto del pago de los mismos esté compuesto por GM-Anualidad-Serie-Número. Si el concepto no se refleja con esta estructura, no se podrá realizar la importación de los documentos.
  Este funcionamiento se activa marcando el check booleano del parámetro 8340.

Funcionamiento del proceso

El usuario deberá seguir los siguientes pasos:

1. Dejar todos los PDF en una ruta accesible desde Fundanet
2. Acceder a la opción Incorporador de documentos de pago de Fundanet
3. En dicho formulario, se deberá indicar la empresa a la que pertenecen los pagos cuya documentación se va a importar, así como la ruta en la que se encuentran dichos documentos. Una vez completados estos datos, se pinchará en el botón Procesar para importar los documentos.
   Campo Organización

   Al acceder a este proceso, se mostrará por defecto la empresa por defecto del usuario. En caso de que tenga acceso a varias, podrá elegir entre aquellas en las que se encuentre incluido como Empleado de una Delegación.
   La organización indicada se empleará para:

   • Comprobar que la factura/gasto menor a procesar en alguno de los Pdf sea de la Organización previamente seleccionada.
   • Incorporar esa Organización al Documento digital creado.

Al pinchar sobre el botón Procesar, el sistema llevará acabo las siguientes acciones:

• Búsqueda del número de factura o de gasto menor dentro del documento.
• Creación de 3 nuevas carpetas en el directorio que el usuario ha seleccionado en el formulario del proceso.
• Creación de los documentos digitales que se puedan procesar dentro del Gestor documental de Fundanet.
• Visualización de los resultados del proceso (correctos e incorrectos).

Búsqueda del número de factura o de gasto menor dentro del documento

En función del tipo de gasto que se esté pagando, el sistema lo procesará de forma diferente:

• Facturas recibidas: Busca dentro del documento donde ponga "S/F" seguido de un espacio, y toma el "número factura proveedor" que está detrás de "S/F". Este número lo almacena para posteriormente buscarlo en Fundanet y comprobar si la factura existe en esa Organización, si está pagada y si el pago/remesa de pago no tiene documento. En caso de que se cumplan estos requisitos, procesará el documento y creará el documento digital.
• Gastos menores: Busca donde ponga "GM" seguido de un guion, y toma la "Anualidad-Serie-Número" que está por detrás de "GM". Este número lo almacena para posteriormente buscarlo en Fundanet y comprobar si el gasto menor existe, si está pagado y si el pago/remesa de pago no tiene documento. En caso de que se cumplan estos requisitos, procesará el documento y creará el documento digital.

Creación de 3 nuevas carpetas en el directorio indicado

El proceso creará 3 carpetas en el directorio que el usuario haya indicado en el formulario. Estas carpetas serán la siguientes:

• SF: carpeta donde incluirá los PDF renombrados correspondientes a facturas que hayan podido adjuntarse como información digital en Fundanet.
• GM: carpeta donde incluirá los PDF renombrados correspondientes a Gastos menores que hayan podido adjuntarse como información digital en Fundanet.
• Incorrectos: carpeta donde incluirá los PDF renombrados correspondientes a facturas y gastos menores que no haya podido adjuntar como información digital en Fundanet, por diferentes motivos.

Creación de los documentos digitales procesados en el Gestor Documental

Los PDF que contengan información de facturas y gastos menores existentes en Fundanet y que a su vez estén incluidos en un pago/remesa de pago, se crearán como documentos digitales de la Obligación de Pago y del pago/remesa donde estén incluidos. La ficha del documento digital se creará con las siguientes características:

• Organización: incluirá la Organización indicada por el usuario en el formulario, que deberá coincidir con la Organización de la factura o gasto menor.
• Clase: se indica por defecto siempre el valor "documento electrónico".
• Tipo de documento: esta información la toma de la configuración previa que se haya realizado en los Parámetros de la información Digital. Es necesario crear un registro para la entidad "Facturas Recibidas" y otro para la entidad "Gastos menores".
• Datos del tercero: se corresponderá con el Tercero de la factura recibida o gasto menor.
• Título: será el mismo nombre que tiene el PDF una vez renombrado por el proceso.
• Referencias al documento: el documento deberá tener siempre dos referencias. Una al Pago o Remesa de pago y otra a la Obligación de pago.

Visualización de los resultados del proceso (correctos e incorrectos)

Al finalizar el proceso aparecerá un formulario con los resultados del mismo diferenciados en dos pestañas Correctos e Incorrectos. La información que se podrá visualizar de los resultados será la siguiente:

• Tipo de Fichero: indica si el fichero es relativo a una factura recibida o a un gasto menor.
• Nombre Fichero Original: nombre del fichero antes de realizar el proceso.
• Nombre Fichero Nuevo: nuevo nombre de fichero. Si es la primera vez que se procesa, se verá que el nombre ha variado.
• Resultado: mensaje que indica si se ha procesado correctamente, o si ha habido algún error y qué tipo de error.

Algunos de los errores más comunes son:

Incorporación de los Justificantes de pago de Nóminas

De forma similar a lo explicado anteriormente para las facturas recibidas y los gastos menores, el incorporador de justificantes de pago de nóminas permite cargar en Fundanet las boletas del banco correspondientes a los pagos de las nóminas, vinculándolos a la información digital de la remesa de pago así como a la de la obligación de pago de la misma.

Requisitos previos

Para que este proceso funcione correctamente, será necesario:

• Es necesario un PDF por cada boleta justificativa del pago de la nómina.
• Los PDF han de ser legibles, es decir, es necesario que se puedan realizar búsquedas dentro de los mismos.
• Tener configurados los parámetros de la información digital para las entidades Remesas de pago y Obligación de pago.
• El pago se ha generado en la banca electrónica a partir del fichero XML generado por Fundanet o, en su defecto, se ha empleado la misma estructura de concepto que genera el sistema automáticamente.
• El importe líquido de la nómina se encuentre incluido en una única remesa.

Funcionamiento del proceso

El usuario deberá seguir los siguientes pasos:

1. Dejar todos los PDF en una ruta accesible desde Fundanet
2. Acceder a la opción Incorporador de Justificantes de pago de Nóminas de Fundanet
3. En dicho formulario, se deberá indicar la empresa a la que pertenecen los pagos cuya documentación se va a importar, así como la ruta en la que se encuentran dichos documentos. Una vez completados estos datos, se pinchará en el botón Procesar para importar los documentos.