Paso 2. Revisión y cotejo de la información

Una vez que se ha verificado que toda la información está registrada en el sistema, deberán realizarse unas comprobaciones generales para cada tipo de registro, antes de comenzar con el análisis de los proyectos o actividades ejecutadas.

Consideraciones sobre el registro de Gastos

A lo largo del periodo se habrán ido registrando en Fundanet los gastos en los que ha incurrido el centro a través de los diferentes formularios existentes: facturas recibidas, gastos sin factura, nóminas, pagos de ayudas y otros cargos. En general, se han de realizar una serie de comprobaciones para todos ellos:

• Las cuentas empleadas son acordes con el tipo de documento. Para ello puede emplearse el Extracto de múltiples cuentas, que permite consultar las cuentas contables y los tipos de documentos con los que están referenciadas.
• El pendiente de pago en gestión debe coincidir con el pendiente de pago en contabilidad. Para obtener el pendiente de pago en gestión existen múltiples alternativas (listado de obligaciones pendientes, seguimiento presupuestario en Excel, etc.).

Adicionalmente, pueden existir consideraciones específicas para determinados tipos de gastos. Estas se detallan en los puntos siguientes.

Consideraciones sobre el registro de Facturas Recibidas

El apartado de Facturas recibidas de Fundanet permite registrar diferentes tipos de gastos:

• Cualquier factura recibida de proveedor sujeta a IVA
• Cargos internos (la parte del gasto del proyecto consumidor del servicio/suministro)
• Colaboraciones de profesionales independientes que están sujetas a IRPF, pero no a IVA.

La diferenciación entre estas tipologías se suele realizar a través de los campos Serie y Naturaleza del documento. La concordancia de estos datos debe realizarse para verificar la información declarada en los impuestos correspondientes, junto con otras verificaciones específicas de dicho proceso.

En el caso de facturas recibidas para las que puedan existir rectificativas de éstas por el mismo importe que "cancelen" la obligación de pago hacia dicho tercero (es decir, no se vaya a realizar ningún pago a dicho tercero en concepto de dicha factura), será necesario incluir ambas facturas (la inicial positiva y la posterior negativa) en un pago , de tal forma que ambas queden saldadas a nivel de tesorería. Nunca se deberán eliminar las obligaciones directamente desde "Obligaciones de pago" dentro de la Tesorería.

En el caso de las facturas de cargos internos, deberá existir el ingreso equivalente en el proyecto prestador del servidor/suministro. Asimismo, deberán emplearse cuentas contables concordantes para que los movimientos queden saldados en contabilidad (misma cuenta acreedora y deudora, y cuentas 6 y 7 para el gasto y el ingreso respectivamente).

Adicionalmente, para verificar las facturas de adquisición de inmovilizado, se deberá chequear los siguientes puntos:

• Todas las facturas recibidas con cuenta contable del grupo 2 tienen, al menos, un elemento de inmovilizado asignado.
• No hay facturas contabilizadas íntegramente en grupo 6 con un elemento de inmovilizado amortizable asociado.
• Los importes del grupo 2 de las facturas coinciden con los importes a amortizar de los elementos de inmovilizado vinculados a la misma.

Todas las comprobaciones a realizar sobre los elementos de inmovilizado pueden consultarse a través del apartado Comprobaciones específicas inmovilizado.

Consideraciones sobre el registro de Ingresos

A lo largo del periodo se habrán ido registrando en Fundanet los ingresos que ha recibido el centro a través de los diferentes formularios existentes: facturas emitidas y otros ingresos (derivados de ayuda o no derivados de ayuda). En general, se han de realizar una serie de comprobaciones generales para todos ellos:

• Las cuentas empleadas son acordes con el tipo de documento. Para ello puede emplearse el Extracto de múltiples cuentas, que permite consultar las cuentas contables y los tipos de documentos con los que están referenciadas.
• El pendiente de cobro en gestión debe coincidir con el pendiente de cobro en contabilidad. Para obtener el pendiente de cobro en gestión existen múltiples alternativas (listado de derechos pendiente, seguimiento presupuestario en Excel, etc.).

Adicionalmente, pueden existir consideraciones específicas para determinados tipos de ingresos. Estas se detallan en los puntos siguientes.

Consideraciones sobre el registro de Facturas emitidas

El apartado de Facturas emitidas de Fundanet permite registrar diferentes tipos de ingresos:

• Cualquier factura emitida un tercero.
• Cargos internos (la parte del ingreso del proyecto prestador del servicio/suministro)
• Autofacturas de las adquisiciones intracomunitarias (se crean de forma automática al registrar la factura recibida).

La diferenciación entre estas tipologías se realiza a través de los campos Serie. La concordancia de estos datos debe realizarse para verificar la información declarada en los impuestos correspondientes, junto con otras verificaciones específicas de dicho proceso:

En el caso de facturas emitidas que no se hayan cobrado para las que se haya emitido una rectificativa cuyo objetivo sea “cancelar” ese derecho, será necesario incluir ambas facturas (la inicial positiva y la posterior negativa) en un cobro, de tal forma que ambas queden saldadas a nivel de tesorería. Nunca se deberán eliminar los derechos directamente desde “Derechos de Cobro” dentro de la Tesorería.

En el caso de las facturas de cargos internos, deberá existir el gasto equivalente en el proyecto consumidor del servidor/suministro. Asimismo, deberán emplearse cuentas contables concordantes para que los movimientos queden saldados en contabilidad (misma cuenta acreedora y deudora, y cuentas 6 y 7 para el gasto y el ingreso respectivamente).

Consideraciones sobre el registro de Ingresos no vinculados con Ayudas

Los otros ingresos no vinculados a las ayudas pueden emplearse con varios fines:

• Registro de ingresos directos en la cuenta 7 que no se articulan mediante una factura emitida
• Registro de ajustes sobre resultados de ejercicios anteriores (Tipo de ingreso = RR)
• Registro de derechos de cobro pendientes y ajustes procedentes del cambio del sistema de gestión actual a Fundanet

En el caso de ingresos directos en la cuenta 7, que supongan una financiación para el proyecto que lo recibe, se deberá comprobar que la imputación presupuestaria coincide con el apunte del grupo 7.

Por otro lado, se deberá tener en cuenta que los Otros Ingresos permiten marcar la posibilidad de generar o no el derecho de cobro correspondiente. Deberá verificarse que en aquellos en los que se haya marcado el check de Derecho de cobro, no se ha incorporado una cuenta contable de banco (572) en el asiento contable del mismo.

Cuentas contables por tipo de documento

Una vez registrada toda la información, contabilizada en definitivo en Contanet y realizadas las comprobaciones de los puntos anteriores, será necesario realizar un cotejo general de las cuentas contables empleadas en los asientos y los tipos de movimientos con los que se corresponde. Algunas de las comprobaciones generales a realizar podrían ser las siguientes:

• Los movimientos de tipo "Factura emitida" tienen vinculadas cuentas del grupo 7 (o de los grupos en los que el centro ha establecido que se pueda facturar).
• Los movimientos de tipo "Factura recibida" tienen vinculadas cuentas de los grupos 6 o 2. También pueden tener cuentas de gasto anticipado, siempre que vaya imputada contra un dispuesto o un albarán de compra.
• Los movimientos de tipo "Otro ingreso" tienen vinculadas cuentas del grupo 7 o cuentas de ayuda.
• Los asientos de "Cobros" tienen vinculadas cuentas 4, 572 y de overhead si procede.
• Los asientos de "Pagos" tienen vinculadas cuentas 4, 572 y de overhead si procede (por ejemplo, por pago de facturas emitidas rectificativas).
• Los movimientos de tipo "Amortización" tienen vinculadas cuentas 68.

Para realizar todas estas comprobaciones, se deberá emplear el Extracto de Múltiples Cuentas. Esta herramienta permite realizar filtros por cada tipo de movimiento, y comprobar así las cuentas empleadas en cada uno de ellos.

Cuentas contables de Ayudas recibidas (subvenciones, donaciones...)

La configuración contable de la ayuda permitirá la posterior generación en automático de múltiples asientos. Es por ello que cobra vital importancia la revisión de las cuentas contables que se configuren en la misma.

Para revisar dichas cuentas contables, se recomienda acceder a la Gestión de Ayudas o al Buscador, y seleccionar como columnas visibles todas las relativas a cuentas contables que sean empleadas por el centro. De esta forma, se podrá chequear fácilmente que en cada casilla se ha indicado una cuenta contable adecuada, en función de la configuración de la ayuda (reintegrable o no reintegrable, tipo de ayuda, etc.)

• Cuentas deudoras de corto y largo plazo concordantes con los financiadores
• Cuenta contable de explotación y de capital pertenecientes al grupo 13
• Cuenta de Ingresos de explotación y de capital pertenecientes al grupo 7
• Cuentas de Ingreso (94X) de explotación y de capital pertenecientes al grupo 9
• Cuentas de Traspaso (84X) de explotación y de capital pertenecientes al grupo 8
• Cuenta ingresos de overhead perteneciente al grupo 7 y diferenciada de las cuentas de ingreso de explotación y capital
• Con criterio de concesión "Cuentas a Corto y Largo plazo":
  • Cuenta de Ayuda a Largo Plazo perteneciente al grupo 172
  • Cuenta de Ayuda a Corto Plazo perteneciente al grupo 522
• Con criterio de concesión "Anual" o "Global" y carácter reintegrable de la ayuda:
  •  Cuenta de Ayuda a Largo Plazo perteneciente al grupo 522

Cuentas contables de Elementos de inmovilizado

En el caso de que los elementos de inmovilizado sean amortizables, se generarán unos asientos de forma automática en base a la configuración de cuentas contables que se haya realizado:

• Asientos de dotación de la amortización, a través de la contabilización de las amortizaciones.
• Asiento de baja de inmovilizado, a través de la operación "Dar de baja" del elemento amortizable.

Se recomienda realizar una comprobación de las cuentas contables asociadas a las fichas de inmovilizado adquiridas en el periodo para el que se está realizando el cierre. Para ello, desde la Gestión Integral de Inmovilizado, se pueden buscar todos aquellos elementos amortizables adquiridos en dicho periodo y, en los resultados de la búsqueda, seleccionar como columnas visibles las correspondientes a las cuentas contables.

Se podrán realizar las siguientes comprobaciones:

• Cuenta de Inmovilizado: cuenta del grupo 2, no 28.
• Cuenta Amortización Acumulada: cuenta del grupo 28.
• Cuenta Amortización: cuenta del grupo 68.
• En base a la parametrización específica, podrá verificarse que las cuentas a 3 dígitos o superior coinciden con el tipo de elemento (valor seleccionable como columna a visualizar). Por ejemplo, si es una aplicación informática, y se emplea el plan general de contabilidad para ESFL, se debería verificar que la cuenta de inmovilizado pertenece al grupo 206 y la de amortización acumulada al 2806.

Asientos manuales

Todos los asientos que se generen en la contabilidad general de Contanet deben proceder de movimientos introducidos desde la Gestión de Fundanet, salvo los siguientes:

• Asiento de apertura
• Asiento de regularización cuentas 6 y 7
• Asiento de cierre

Para comprobar que no existen otros asientos de introducción manual en Contanet, se pueden emplear las siguientes herramientas:

• Extracto de múltiples cuentas: se podrán filtrar los movimientos de tipo “Asiento manual” para analizar el contenido de los mismos.
• Comprobación Asientos Fundanet - Contanet: permite buscar los asientos de Contanet no vinculados con ningún registro de Fundanet

Comparativa contabilidad analítica vs. general

Cada asiento generado desde Fundanet tiene dos visualizaciones:

• Asiento contabilidad general: importes del movimiento por cuenta contable
• Asiento contabilidad analítica: importes del movimiento por cuenta contable y proyecto

Para verificar que la información de ambos asientos es coincidente, Fundanet dispone de una herramienta de chequeo de Contabilidad General vs. Analítica. A través de esta herramienta se pueden localizar aquellos documentos que presentan diferencias en el sumatorio por cuenta contable entre el asiento de contabilidad general y el de contabilidad analítica.