Paso 1. Registro de la información

El primer paso para poder realizar un cierre o pre-cierre contable es comprobar y verificar que toda la información del periodo se ha introducida en el sistema. Al menos, se debe garantizar que los registros siguientes se han incorporado en Fundanet:

• Gastos: facturas recibidas, gastos sin factura, nóminas, pagos de ayudas y cualquier otro gasto en que haya incurrido el centro.
• Ingresos: facturas emitidas, subvenciones, donaciones, convenios, ingresos extraordinarios y cualquier otro ingreso que haya podido recibir el centro.
• Liquidaciones de impuestos: IVA, Seguridad Social, IRPF, retenciones judiciales si las hubiere, etc.
• Movimientos de tesorería: movimientos de caja, pagos y cobros.
• Traspasos internos entre proyectos para cofinanciaciones o transferencias de fondos.
• Amortizaciones de elementos de inmovilizado.
• Apuntes contables que no se derivan de las entidades de gestión de la herramienta (reclasificación del resultado del ejercicio anterior, asiento de ingresos anticipados de proyectos con facturación/ingreso directo en grupo 7, etc.).

Una vez registrados todos estos movimientos, se procederá a contabilizarlos desde la opción "Contabilización global". Se deberá seleccionar el periodo para el cual se está preparando el cierre, con objeto de que se contabilicen todos los movimientos registrados y no quede ninguno pendiente de contabilizar.

Si se cuenta con permisos para ello, puede pasar a definitivo los asientos generados, marcando el cheque correspondiente.

Consideraciones sobre Gastos

En el caso de de Facturas recibidas, es importante revisar todos los registros en estado Pendiente Revisar y Revisada con incidencias. Para hacer el cierre es necesario que todas las facturas con fecha de contabilización en el periodo de interés se encuentren en estado No revisar o Autorizada. 

Para los Gastos menores, será necesario comprobar que ninguno se encuentre en estado Provisional.

Por último, si se encuentra implantado el módulo de compras, para el caso de los Pedidos de compra que se encuentren pendientes al final del ejercicio contable, se deberá determinar si es necesario llevar a cabo alguna de las siguientes acciones:

• Generación de albaranes y contabilización de los mismos como gasto anticipado.
• Cierre de líneas abiertas que no van a llegar a recepcionarse.
• Traspaso presupuestario de líneas al ejercicio siguiente

Consideraciones sobre Ingresos

En el caso de los ingresos, se debe prestar especial atención al registro de las concesiones de ayudas, para no dejar ninguna sin contabilizar al finalizar el ejercicio. Al registrar una ayuda, uno de los apartados que han de rellenarse es el Detalle de Ingreso de la misma. A través de esta operación se generarán los otros ingresos que representarán los derechos de cobro de la ayuda y, además, llevará asociado el asiento correspondiente al tipo de concesión que se haya configurado en la propia ayuda.

Por ello, es importante realizar las siguientes comprobaciones:

• Se han introducido los Detalles de ingreso de todas las ayudas
• Se han indicado las cuentas contables correctas en las ayudas

Para verificar que todas las ayudas concedidas tienen generado el Detalle del ingreso, se puede seguir los siguientes pasos:

1. Acceder al Buscador de Ayudas y establecer como filtro Fecha concesión comprendida en el periodo año a cerrar y Estado diferente a Denegado.
2. En la bandeja de resultados, acceder a la operación "Exportar con vencimientos". Esta operación generará un Excel con todas las ayudas que se visualizan en los resultados, añadiendo una serie de columnas relativas a los derechos de cobro que se hubiesen generado desde el detalle de ingreso de al ayuda (por ejemplo, si la ayuda tiene tres ingresos vinculados, aparecerán tres filas en el Excel para dicha ayuda).
3. Si las columnas relativas al vencimiento se encuentran vacías, esto implica que el detalle del ingreso no ha sido generado. En estos casos habrá que revisar si se trata de un error, o por el contrario es correcto.
   ¿Por qué están vacías las columnas relativas al vencimiento? 

   En muchas ocasiones, esto pondrá de manifiesto que falta por incorporar el detalle del ingreso de la ayuda tras su concesión. Sin embargo, también puede venir explicado por otras casuísticas:

   • Se trata de una subvención con facturación: en este caso, es posible vincular una factura emitida con la ayuda a través de una operación específica. De esta forma, el vencimiento de la factura aparecería también en este informe.
   • Es una ayuda creada para traspasar a resultados un importe en base a ejecución del proyecto: en el caso de ayudas internas que quieren irse traspasando a resultados en base a la ejecución, la financiación procede de traspasos internos, por lo que en estos casos no existe ni otro ingreso ni factura emitida.

   En el ámbito de la facturación emitida, será necesario realizar una comprobación de todas las propuestas pendientes de facturar para determinar:

   • Aquellas que se facturan en base a fechas fijas, para las cuales ya haya vencido el pazo, se encuentren facturadas.
   • Aquellas que se facturen en base a hitos, revisar el estado de dichos hitos para confirmar que realmente siguen pendientes y, por tanto, no se puede proceder a facturar.
   • Para el caso de las propuestas de facturación en base a fechas fijas, se puede comprobar la relación de las que se encuentran pendientes para un periodo, a través de la bandeja Facturas Emitidas - Generación Automática.
   • Para el caso de las propuestas de facturación en base a hitos, se puede comprobar la relación de las que se encuentran pendientes a través de los listados a medida de proyectos. Para ello, se puede filtrar por aquellos proyectos con hitos pendientes y seleccionar los datos del nodo Propuestas de Facturación para generar el listado.

Adicionalmente, para el caso de las facturas pendientes de cobro que deban tratarse como impagado o pérdida, deberán registrarse como tales a través del módulo de Impagados y Pérdidas de Fundanet (ver manual específico para más detalle).

Consideraciones sobre Liquidaciones de impuestos

Existen dos tipos de liquidaciones en Fundanet:

• IVA: la propia liquidación se contabiliza y genera una obligación de pago o derecho de cobro que, una vez saldado en tesorería, tendrá también su propio asiento.
• Otras liquidaciones (IRPF, Seguridad Social, retenciones judiciales…): la propia liquidación no se contabiliza, sin embargo, generará una obligación de pago. Al dar por pagada dicha obligación en la tesorería, dicho movimiento llevará el asiento que salde las cuentas correspondientes a los importes liquidados (cuentas de retención de IRPF, cuentas de S.S., etc.)

En el caso de las liquidaciones de IVA, una vez contabilizadas éstas, deberá comprobarse que las cuentas de IVA soportado y repercutido quedan saldadas. Esta comprobación puede realizarse desde la consulta de saldos o la consulta de extractos de Contanet.

En el caso del resto de liquidaciones, la comprobación será la misma, pero ésta deberá hacerse tras la contabilización de los pagos de las obligaciones generadas por las propias liquidaciones.

Consideraciones sobre Tesorería

Dentro de la tesorería deberán registrarse los siguientes movimientos:

• Pagos y cobros en efectivo realizados por caja
• Pagos y cobros de cada una de las cuentas bancarias que tiene el centro
• Traspasos entre cuentas bancarias o cajas

Para garantizar que se encuentra recogidos todos los movimientos de las cuentas bancarias en Fundanet se podrá emplear la Conciliación bancaria. Esta herramienta permitirá importa los movimientos del banco a través de la Norma Q43 y cotejarlos con los pagos y cobros contabilizados en Fundanet.

Adicionalmente, se deberá hacer un arqueo de las cajas de efectivo de las que dispone la organización para garantizar que el importe existente en la caja en la realidad es coincidente con el importe que indica Fundanet.

Consideraciones sobre Modificaciones y traspasos de presupuesto

A lo largo del ejercicio, se han podido producir traspasos entre proyectos y modificaciones de presupuesto derivadas de la ejecución diaria de los mismos. Al llegar el final del ejercicio, será necesario realizar algunas operaciones adicionales:

• Registro de los traspasos internos necesarios por finalización de proyectos, cofinanciaciones, etc. En términos generales, los traspasos entre proyectos se realizan a través de los Traspasos de saldos y presupuestarios manuales. Para poder garantizar la concordancia entre los saldos contables y presupuestarios de los proyectos, será necesario realizar los traspasos presupuestarios y contabilizarlos en las cuentas correspondientes.
• Traspaso de remanentes al ejercicio siguiente: en el caso de proyectos que controles el presupuesto por disponible y que continúen ejecutándose en el ejericicio siguiente, será necesario realizar el traspaso del remanente del año actual al siguiente. Esta operación se deberá realizar una vez se haya finalizado la introducción de gastos en el ejercicio a cerrar. Para realizar el traspaso basta con acceder al apartado Gestión Presupuestaria - Modificaciones de Presupuesto - Incorporación de remanentes.

Consideraciones sobre Amortizaciones

Cuando se vaya a realizar el cierre de un periodo, será necesario lanzar las amortizaciones a dicha fecha, desde la Generación Automática de Amortizaciones. En el momento de generar dichas amortizaciones se genera el asiento analítico de las mismas. Para la construcción del asiento se ha de tener en cuenta que:

• Las cuentas 68 y 28 se toman de la ficha del inmovilizado.
• El proyecto se toma de la ubicación del elemento.

En el caso de que no se haya indicado la ubicación del elemento, el asiento analítico se generará sin proyecto. Esto se detectará de forma sencilla a través de la Herramienta de cierre contable. La corrección de estos casos implicará:

1. Borrado de las amortizaciones en las que se encuentre el elemento
2. Ubicación del elemento en el proyecto que proceda 
3. Generar a continuación las amortizaciones pendientes