Paso 4: Uso de las herramientas de chequeo y apoyo para la simulación y generación del cierre contable
- 31 May 2023
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Paso 4: Uso de las herramientas de chequeo y apoyo para la simulación y generación del cierre contable
- Updated on 31 May 2023
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Una vez introducidos todos los datos en el sistema y lanzada la generación de los asientos automáticos (aplicación a resultados y amortización), Fundanet cuenta con diversos informes que permiten revisar y analizar la información consolidada para simular o generar un cierre contable. Estos informes están enfocados al análisis de la financiación obtenida de las diferentes fuentes y su aplicación a cada uno de los proyectos gestionados por la entidad.
En función del tipo de entidad y análisis que se quiera abordar, Fundanet cuenta con dos grandes tipos de informes:
- Informe por Proyecto: permite analizar el conjunto de los ingresos obtenidos en una organización, identificando la cuantía por cada proyecto y cuenta de ingreso, así como los gastos que han financiado.
- Informe por Ayuda: permite analizar los ingresos obtenidos a través de ayudas externas y los gastos que han sido financiados por ésta.
Adicionalmente, existe la posibilidad de generar un Informe Personalizado, que permite configurar las cuentas contables cuyos movimientos se deseen analizar por cada proyecto gestionado por el centro.
Informe de Proyecto y Proyecto Cuenta
Dentro de la Herramienta de Cierre Contable el usuario cuenta con informes que permiten conocer la financiación obtenida por cada proyecto y los gastos financiados por ésta. Los denominados Informes por Proyecto cuentan con las siguientes características:
- Apartado de configuración donde se clasifican las cuentas consideradas de ayudas, de otros ingresos, de aplicación a resultados y de costes indirectos.
- Lógica definida para recoger los movimientos en cada columna: si no se cumple dicha lógica para un movimiento concreto, éste no aparecerá en ninguna columna.
- La configuración del Informe por Proyecto y por Proyecto y Cuenta depende de la parametrización de la instalación (gestión del overhead, tipo de aplicación a resultados, repartos de facturación, etc.)
Movimientos analíticos reflejados
Si un asiento no está en definitivo en Contanet, aparecerá en los Informes Por Proyecto (tanto en el general, como en el de por Proyecto y Cuenta y en el Personalizado) pero no en el Extracto de múltiples cuentas.
Errores en la configuración
A la hora de configurar la Herramienta de cierre se deben tener en cuenta algunas consideraciones especiales para que la información se muestre correctamente:
- Las cuentas contables en las que se recogen los importes netos y de overheads en las Facturas emitidas y Otros ingresos deben ser diferentes.
- No se deben emplear las mismas cuentas contables 7 de overhead para los Otros ingresos y para los repartos de las Facturas emitidas. Las cuentas que se empleen en Otros ingresos deberán configurarse en el apartado de Costes indirectos o en el de Ingresos otros (si se tiene configurado el traspaso analítico al proyecto de destino en el momento del cobro). Las cuentas 7 configuradas en los repartos de Facturas emitidas deberán configurarse en el apartado Ingresos Otros.
- En instalaciones donde se empleen cuentas 8 y 9, sólo las cuentas 9 han de estar configuradas en el apartado de Ingresos Ayudas. Nunca deberán introducirse asientos directos en dichas cuentas, ya que si el movimiento de dichas cuentas no ha sido generado desde una Ayuda, no se realizará su regularización analítica y, por tanto, el movimiento de traspaso de la 9 -a- 13 no se verá reflejado en la HCC. La operación de cierre del ejecicio de Contanet dejará las cuentas 8 y 9 a cero, de forma equivalente a las cuentas 6 y 7, pero dichos movimientos no se vinculatán analíticamente a ningún proyecto.
A continuación, se establecen una serie de comprobaciones generales que se pueden realizar (téngase en cuenta que estas directrices generales podrían variar en una instalación concreta en base a los procedimientos internos y parametrizaciones específicas realizadas durante la fase de implantación).
- Existe una línea en los Informes por Proyecto sin código de proyecto asignado: esto implica que hay elementos con gastos de amortización no ubicados en ningún proyecto.
¿Cómo solventarlo?
- Borrar las amortizaciones
- Ubicar el elemento de inmovilizado
- Volver a generar las amortizaciones
- La columna de Gastos y Gastos de amortización cuentan con el sumatorio del importe en Contabilidad Definitiva sombreado en rojo: esto implica que hay gastos en contabilidad analítica pero no están contabilizados en definitivo.
¿Cómo solventarlo?
- Lanzar el proceso de contabilización global y pasarlo todo a definitivo.
- Volver a lanzar el Informe. Si aun así sigue apareciendo una diferencia, emplear la Comparativa de Contabilidad vs. Analítica para identificar asientos con diferencias entre el asiento de contabilidad general y el de contabilidad analítica, o documentos con asiento analítico y sin asiento en contabilidad general.
- El importe de las columnas de Saldo Final y Saldo Final Real no coinciden: esto implica que hay algún registro con reflejo contable en las cuentas del cuadro pero que por la forma de introducirlo no se visualiza en ninguna de las columnas del informe. Con una columna calculada se podrá identificar claramente la fila y cuenta contable en la que se produce la diferencia.
¿Cómo solventarlo?
- Sacar el extracto de múltiples cuentas para la cuenta y proyectos que presentan diferencias.
- Identificar el movimiento que no aparece en ninguna de las columnas del Informe.
- Modificar el registro que no se visualiza para que siga la lógica para mostrarse en alguna de las columnas del informe.
- La columna de Saldo final cuenta con el sumatorio del importe en Contabilidad Definitiva sombreado en rojo: esto implica que el saldo final de las cuentas configuradas como cuentas de ayudas en el Informe no coincide con el importe del asiento de cierre de las mismas en Contanet.
¿Cómo solventarlo?
- Lanzar la contabilización global y pasarlo todo a definitivo.
- Si la diferencia sigue existiendo, acceder a la herramienta Comparativa Conta. Analítica - Conta. General, ubicada dentro de la pestaña de Proceso de la Herramienta de Cierre. Identificar la cuenta contable con diferencias a partir de las columnas calculadas.
- En el caso de emplearse cuentas 8 y 9, comprobar que a la fecha en que se haya lanzado la aplicación a resultados, éstas quedan saldadas con los asientos generados con dicho proceso. En caso de no ser así, comprobar:
- No se han introducido asientos manuales en las cuentas 8 y 9. De haber sido así, estos saldos serán regularizados por el cierre de Contanet y no tendrán analítica.
- Lanzar el extracto de múltiples cuentas, realizar un sumatorio por proyecto e identificar el proyecto en el que las cuentas no han quedado saldadas. Verificar la configuración de las ayudas vinculadas a dicho proyecto.
- La columna de Saldo Inicial Ayudas cuenta con el sumatorio del importe en Contabilidad Definitiva sombreado en rojo: esto implica que el saldo inicial de las cuentas configuradas como cuentas de ayudas en el Informe no coincide con el importe del asiento de apertura de las mismas en Contanet.
¿Cómo solventarlo?
Es necesario identificar los saldos de las cuentas que corresponden a cada uno de los proyectos, de tal forma que el saldo de apertura de las cuentas de ayudas quede repartid totalmente entre el conjunto de los proyectos. Si existe alguna diferencia, se podrán cargar los saldos iniciales correctos a través del proyecto de Carga de saldos desde Excel.
- Todos los movimientos registrados en cuentas del grupo 7 a lo largo del periodo de comprobación deben recogerse en alguna de las columnas del informe. Para contrastar esta información se empleará el extracto de múltiples cuentas, desde el cual se podrán obtener el desglose de los saldos contables de cada una de ellas. Es importante que todos los movimientos se encuentren contabilizados en definitivo.
- Los importes de ingresos positivos del ejercicio (tanto facturas emitidas como otros ingresos) deberían coincidir con los sumatorios de las columnas Ingresos Ayudas e Ingresos Otros. Los importes de ingresos negativos (facturas rectificativas, devoluciones de ayudas, etc.) deberían coincidir con las columnas Devoluciones Ayudas y Devoluciones Otros. En el caso de Otros Ingresos, deberían excluirse de estos cálculos los de tipo RR, ya que estos recogen cambios en los resultados de ejercicios anteriores y no nuevos ingresos o devoluciones de éstos.
- La suma de Traspasos Ayudas y Traspasos Otros debería ser cero. En caso de no serlo, habría que verificar si los traspasos que tienen cuentas diferentes en origen y destino son correctos.
- Identificar errores a través de la aplicación de filtros. Por ejemplo, en este apartado se deben revisar especialmente aquellos proyectos que cumplen:
- Proyectos con Resultado negativo en el ejercicio: Tienen más gasto que el que se puede financiar con las ayudas (aplicado a resultados y mostrado en columna Resultado Ayudas) o con otro tipo de financiación (mostrado en columna Resultado Otros).
- Proyectos con Saldo negativo: Acaban con un saldo contable negativo.
- Comprobación de Saldos Presupuestarios vs. Saldos Contables: los saldos contables y presupuestarios no tienen por qué coincidir,si bien se puede establecer una fórmula lógica para llegar de uno a otro y comprobar que son concordantes. Existen múltiples factores que pueden explicar las diferencias entre ellos:
- Los pendientes de cobro: en las cuentas del grupo 7 o 522/94x se refleja el total del ingreso o factura emitida, sin embargo, el saldo presupuestario sólo se incrementa al registrar el cobro (este es el criterio estandarizado, si bien está sujeto a parametrización).
- Las compras de inmovilizado: el saldo presupuestario se ve minorado por el importe total de la compra, mientras que el saldo contable se va minorando con el importe correspondiente a los gastos de amortización.
- Movimientos presupuestarios sin reflejo contable, como por ejemplo propuestas de compra, dispuestos, etc.
- Movimientos contables, que afecten a cuentas de financiación y que no tengan reflejo presupuestario.
- Movimientos de overhead/reparto de las facturas emitidas y otros ingresos: en este caso, a nivel contable, el importe de overhead se detrae del proyecto en el mismo momento de emisión de la factura, mientras que a nivel presupuestario este importe se mueve en base a lo que indique la unidad de gestión. En aquellos casos en los que esté configurado que este movimiento se produce en el cobro, se generaría también una diferencia.
Por ejemplo, en una instalación donde el Saldo se calcula como Cobrado – Obligado, y donde el overhead se mueve en el momento del Cobro, la relación entre el Saldo Contable y el Saldo Presupuestario, se establecería como se define a continuación:
SaldoContable = SaldoPresupuestario + PendienteCobro + PendienteAmoritzar – Mov.PresupuestariosOverhead/RepartosFacturasEmitadaNoCobradas
Para otras parametrizaciones del sistema, habría que determinar la fórmula de cálculo adecuada en cada caso.
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