Registro de cobros

El registro de los cobros comienza accediendo a la loseta de "Vencimientos pendientes", específicamente a los vencimientos a cobrar donde aparecen los que tienen fecha en los próximos 30 días o aquellos ya vencidos.

• Al acceder, se puede visualizar un listado con los vencimientos organizados según su fecha de vencimiento.
• Para facilitar la gestión, es posible filtrar y ordenar los datos según las necesidades del usuario, por ejemplo, por tipo de documento o tercero.

Una vez seleccionados los vencimientos que se desea cobrar, en el apartado Acciones debe indicarse si se desea realizar un Cobro Individual o una Remesa de Cobro. A continuación, se indican las características y particularidades de cada uno de ellos.

Creación de un Cobro individual

Este tipo de cobro solo puede incluir registros relacionados con un único tercero. Por tanto, para iniciar el registro, se selecciona el vencimiento o vencimientos del mismo tercero y se accede a la opción "Cobro individual".

Se abre un formulario en modo creación para completar los datos del registro:

• Método de cobro (por ejemplo, transferencia).
• Fecha de cobro (por defecto, el día actual, aunque se puede modificar).
• Se debe seleccionar la cuenta bancaria en la que se realiza la operación.
• En el apartado vencimientos aparecen incluidos aquellos que se hubieran seleccionado en el listado anterior. Si durante el proceso se desea incluir un vencimiento adicional del mismo tercero, el sistema lo permite, añadiendo los datos al formulario abierto.

Creación de una Remesa de Cobro

A diferencia del cobro individual, una remesa puede incluir vencimientos de diferentes terceros. Para registrar una remesa, se seleccionan los vencimientos deseados y se accede a la opción "Remesa de cobro".

Se abre un formulario en modo creación con los mismos atributos indicados para los cobros individuales (método de cobro, fecha de cobro y cuenta bancaria) y la siguiente información:

• En el apartado vencimientos aparecen incluidos aquellos que se hubieran seleccionado en el listado anterior. Si durante el proceso se desea incluir un vencimiento adicional de cualquier tercero, el sistema lo permite, añadiendo los datos al formulario abierto.
• El formulario incluye un campo de "Fecha de valor", que está vinculado al estado de tramitación de la remesa:
  • Cuando está en el estado inicial "No tramitada" aparece vacío
  • Cuando pasa a "Tramitada" se cumplimenta
• Este tipo de registro es especialmente útil cuando se realiza domiciliación de recibos a terceros, ya que permite generar el fichero de adeudo SEPA para la banca electrónica.

Registro de cobros parciales

Cuando se desea registrar un cobro parcial de un documento, primero se debe obtener un vencimiento por el importe correspondiente al cobro que se desea realizar. Para ello, desde el grid de vencimientos, se selecciona el registro correspondiente y se accede a la opción "Actualizar vencimientos".

• En el formulario de actualización, se muestran los datos asociados al vencimiento, incluyendo:
  • Derecho de cobro al que se encuentra vinculado, información general e importe total del derecho.
  • Detalle de vencimientos existentes y sus importes pendientes o ya cobrados, si corresponde.
• El usuario puede dividir el vencimiento actual en varios nuevos vencimientos:
  • Modificando el importe pendiente de los vencimientos actuales
  • Especificando los nuevos importes y fechas de cada uno.
  • El sistema genera automáticamente los registros necesarios, asegurando que el importe total del derecho se mantenga.

Una vez divididos los vencimientos, se puede proceder a registrar un cobro parcial seleccionando solo el vencimiento deseado. Esta operación puede realizarse con independencia de que alguno de los vencimientos del documento se encuentre ya cobrado.

Gestión de Comisiones Bancarias

Con independencia de la operación de cobro realizada, se puede añadir una comisión bancaria asociada a la operación. Para ello, una vez indicada la cuenta bancaria correspondiente se marcará el check Aplica Comisión para habilitar los campos relativos a la misma:

• El sistema recupera automáticamente los datos de proyecto y partida de gasto asociados a la comisión, si se tuvieran indicados en la configuración de la cuenta bancaria seleccionada. En caso contrario podrán indicarse a mano sobre el registro.
• El usuario debe completar el importe de la comisión y la cuenta contable de gasto solo si esta no se encuentra vinculada a la partida de gasto preseleccionada.

Al registrar el cobro, el sistema actualiza el importe real de cobro restado al mismo el importe de la comisión y, cuando se genera el asiento contable correspondiente, el ingreso neto en tesorería se reduce y se incluye un movimiento de gasto según el importe de la comisión aplicada.

Aplicación de Anticipos Recibidos

Durante el registro de la operación de cobro, en el momento de grabar la misma, si existen anticipos recibidos pendientes de aplicar para el tercero, el sistema lo notifica. Si se desea incorporar el mismo, se puede recuperar dicho anticipo desde el campo Anticipos a aplicar del Vencimiento donde el sistema propone aquellos anticipos recibidos para el tercero del vencimiento en el que estamos posicionados. Al seleccionarlo pueden darse 3 situaciones:

• Importe vencimiento > Importe anticipo => Se descontará el importe de anticipo y el resultado será el importe de cobro
• Importe vencimiento = Importe anticipo => Se descontará el importe de anticipo y el importe de cobro será cero
• Importe vencimiento < Importe anticipo => El importe de anticipo descontado será el mismo que el importe vencimiento, la operación tendrá importe cero y el importe de anticipo restante quedará pendiente para futuros cobros.

Esta información se actualiza a su vez automáticamente en el apartado de anticipos recibidos, reflejando el nuevo estado del anticipo.

Registro de cobros en moneda extranjera

En el momento de registrar un ingreso derivado de una operación en moneda extranjera, éste se contabiliza en la moneda local al tipo de cambio aplicable a dicha fecha. Sin embargo, debido a las fluctuaciones en las tipos de cambio, puede ser que en el momento de registrar el cobro de dicho ingreso el importe que finalmente se cobre en moneda local sea inferior o superior al importe de ingreso contabilizado. Esto provocará una diferencia de cambio que será necesario contabilizar. 

Al registrar cobros en una divisa diferente al euro, el sistema permite gestionar automáticamente estas diferencias de cambio que puedan surgir ocasionadas por la variabilidad de los tipos de cambio que provocan que no coincida el importe registrado inicialmente en el vencimiento y el efectivamente recibido en el cobro. 

Cuando un vencimiento tenga indicada una Divisa diferente al Euro, el campo Importe cobro/pago será editable por el usuario pudiendo indicar el importe en euros que se ha recibido finalmente:

• Si este coincide con el Importe EUR del vencimiento, no se registrará ningún ajuste
• Si este difiere del importe EUR del vencimiento, en el campo Dif. cambio importe se mostrará el resultado positivo o negativo por el cual se registrará un Otro Ingreso de ajuste por diferencias de cambio. En este caso, se deberá completar:
  • La cuenta contable utilizada para registrar la diferencia (si el importe es positivo irá al Haber y si es negativo al Debe)
  • El proyecto, periodo y partida presupuestaria donde imputar el importe del ajuste ya sea positivo o negativo

Una vez cumplimentada esta información y grabado el registro de cobro, en el campo Dif. cambio importe se habilita un hipervínculo desde el que se puede acceder a consultar el Otro Ingreso generado por el sistema.