Registro de pagos

El registro de los pagos comienza accediendo a la loseta de "Vencimientos pendientes", específicamente a los vencimientos a pagar donde aparecen los que tienen fecha en los próximos 30 días o aquellos ya vencidos.

• Al acceder, se puede visualizar un listado con los vencimientos organizados según su fecha de vencimiento.
• Para facilitar la gestión, es posible filtrar y ordenar los datos según las necesidades del usuario, por ejemplo, por tipo de documento o tercero.

Una vez seleccionados los vencimientos que se desea pagar, en el apartado Acciones debe indicarse si se desea realizar un Pago Individual o una Remesa de Pago. A continuación, se indican las características y particularidades de cada uno de ellos.

Creación de un Pago individual

Este tipo de pago solo puede incluir registros relacionados con un único tercero y se encuentra conceptualizado para la reproducción de pagos en los siguientes casos:

1. Pago en efectivo o por caja
2. Registro de pago realizado por banca electrónica de forma manual o mediante formas de pago diferentes a transferencia (como recibos domiciliados).
3. Cancelación de obligaciones positivas y negativas de un mismo tercero

Por tanto, para iniciar el registro, se selecciona el vencimiento o vencimientos del mismo tercero y se accede a la opción "Pago individual". Se abre un formulario en modo creación para completar los datos del registro:

• Método de pago (por ejemplo, transferencia).
• Fecha de pago (por defecto, el día actual, aunque se puede modificar).
• Se debe seleccionar la cuenta bancaria en la que se realiza la operación.
• En el apartado vencimientos aparecen incluidos aquellos que se hubieran seleccionado en el listado anterior. Si durante el proceso se desea incluir un vencimiento adicional del mismo tercero, el sistema lo permite, añadiendo los datos al formulario abierto.

Creación de una Remesa de Pago

A diferencia del pago individual, una remesa puede incluir vencimientos de diferentes terceros y se encuentra conceptualizado para la generación de órdenes de pago a uno o varios proveedores permitiendo realizar las siguientes acciones:

1. Generación del fichero SEPA para incorporar en la banca electrónica.
2. Autorización del pago para su realización ya sea de forma manual o mediante flujo de aprobación.
3. Control del estado de tramitación del pago en entidad bancaria.

Para registrar una remesa, se seleccionan los vencimientos deseados y se accede a la opción "Remesa de pago". Se abre un formulario en modo creación con los mismos atributos indicados para los pagos individuales (método de pago, fecha de pago y cuenta bancaria) y la siguiente información:

• En el apartado vencimientos aparecen incluidos aquellos que se hubieran seleccionado en el listado anterior. Si durante el proceso se desea incluir un vencimiento adicional de cualquier tercero, el sistema lo permite, añadiendo los datos al formulario abierto.
• El formulario incluye un campo de "Fecha de valor", que está vinculado al estado de tramitación de la remesa:
  • Cuando está en los estados iniciales "No tramitada" o "Pendiente de autorizar" aparece vacío
  • Cuando pasa a "Tramitada" se cumplimenta según lo indicado en ese proceso 
  • Si "Tramitada" fuera su estado inicial según la configuración de la instalación, se cumplimentaría con la fecha de pago en el momento del registro
• En el apartado de generación de ficheros, se especifica si se desea que las órdenes de pago aparezcan en el fichero bancario como órdenes individuales (valor por defecto) o de forma agrupada por tercero.

Registro de pagos parciales

Cuando se desea registrar un pago parcial de un documento, primero se debe obtener un vencimiento por el importe correspondiente al pago que se desea realizar. Para ello, desde el grid de vencimientos, se selecciona el registro correspondiente y se accede a la opción "Actualizar vencimientos".

• En el formulario de actualización, se muestran los datos asociados al vencimiento, incluyendo:
  • Obligación de pago a la que se encuentra vinculado, información general e importe total de la obligación.
  • Detalle de vencimientos existentes y sus importes pendientes o ya pagados, si corresponde.
• El usuario puede dividir el vencimiento actual en varios nuevos vencimientos:
  • Modificando el importe pendiente de los vencimientos actuales
  • Especificando los nuevos importes y fechas de cada uno
  • El sistema genera automáticamente los registros necesarios, asegurando que el importe total de la obligación se mantenga.

Una vez divididos los vencimientos, se puede proceder a registrar un pago parcial seleccionando solo el vencimiento deseado. Esta operación puede realizarse con independencia de que alguno de los vencimientos del documento se encuentre ya pagado.

Gestión de Comisiones Bancarias

Con independencia de la operación de pago realizada, se puede añadir una comisión bancaria asociada a la operación. Para ello, una vez indicada la cuenta bancaria correspondiente se marcará el check Aplica Comisión para habilitar los campos relativos a la misma:

• El sistema recupera automáticamente los datos de proyecto y partida de gasto asociados a la comisión, si se tuvieran indicados en la configuración de la cuenta bancaria seleccionada. En caso contrario podrán indicarse a mano sobre el registro.
• El usuario debe completar el importe de la comisión y la cuenta contable de gasto solo si esta no se encuentra vinculada a la partida de gasto preseleccionada.

Al registrar el pago, el sistema actualiza el importe real de pago sumando al mismo el importe de la comisión y, cuando se genera el asiento contable correspondiente, se incluye un movimiento de gasto según el importe de la comisión aplicada.

Aplicación de Anticipos Entregados

Durante el registro de la operación de pago, en el momento de grabar la misma, si existen anticipos entregados pendientes de aplicar para el tercero, el sistema lo notifica. Si se desea incorporar el mismo, se puede recuperar dicho anticipo desde el campo Anticipos a aplicar del Vencimiento, donde el sistema propone aquellos anticipos entregados para el tercero del vencimiento en el que estamos posicionados. Al seleccionarlo pueden darse 3 situaciones:

• Importe vencimiento > Importe anticipo => Se descontará el importe de anticipo y el resultado será el importe de pago
• Importe vencimiento = Importe anticipo => Se descontará el importe de anticipo y el importe de pago será cero
• Importe vencimiento < Importe anticipo => El importe de anticipo descontado será el mismo que el importe vencimiento, la operación tendrá importe cero y el importe de anticipo restante quedará pendiente para futuros pagos.

Esta información se actualiza a su vez automáticamente en el apartado de anticipos entregados, reflejando el nuevo estado del anticipo.

Registro de pagos en moneda extranjera

En el momento de registrar un gasto derivado de una operación en moneda extranjera, éste se contabiliza en la moneda local al tipo de cambio aplicable a dicha fecha. Sin embargo, debido a las fluctuaciones en las tipos de cambio, puede ser que en el momento de registrar el pago de dicho gasto el importe que finalmente se paga en moneda local sea inferior o superior al importe de gasto contabilizado. Esto provocará una diferencia de cambio que será necesario contabilizar. 

En este punto el gestor cuenta con dos alternativas posibles:

• Modificación del gasto contabilizado para reflejarlo por el importe final de la operación: esto es posible en caso de que la factura no haya sido contabilizada o incorporada en una liquidación de impuestos.
• Registro de la diferencia de cambio al dar por pagado el vencimiento, ya que cuando un vencimiento tenga indicada una Divisa diferente al Euro, el campo Importe cobro/pago será editable por el usuario pudiendo indicar el importe en euros que se ha pagado finalmente:
  • Si este coincide con el Importe EUR del vencimiento, no se registrará ningún ajuste
  • Si este difiere del importe EUR del vencimiento, en el campo Dif. cambio importe se mostrará el resultado positivo o negativo por el cual se registrará un Otro Cargo de ajuste por diferencias de cambio. En este caso, se deberá completar:
    • La cuenta contable utilizada para registrar la diferencia (si el importe es negativo irá al Debe y si es positivo al Haber)
    • El proyecto, periodo y partida presupuestaria donde imputar el importe del ajuste ya sea positivo o negativo

Una vez cumplimentada esta información y grabado el registro de pago, en el campo Dif. cambio importe se habilita un hipervínculo desde el que se puede acceder a consultar el Otro Cargo generado por el sistema.