Importar Retribuciones

La funcionalidad de Importación de Retribuciones permite registrar en Fundanet, a partir de ficheros Excel, tanto nóminas como otros tipos de retribuciones (dietas, finiquitos, atrasos, pagas extra…). Se trata de una herramienta pensada para agilizar el trabajo cuando se manejan grandes volúmenes de datos, garantizando además que todas las imputaciones presupuestarias y contables se realicen de acuerdo a la configuración previamente establecida.

El acceso se realiza desde la bandeja de Retribuciones, en el apartado Importación de Retribuciones → Importar. Una vez dentro del formulario de proceso, el usuario puede:

• Descargar la plantilla oficial de Excel que tiene configurada en su organización de las 3 posibles. Esta funcionalidad permite asegurar que el formato que se va a importar es compatible con el sistema.

• Seleccionar el tipo de retribución que se va a cargar. Por defecto aparece “Nómina”, aunque también se contemplan otros tipos como dietas, finiquitos o pagas extraordinarias o cualquier otro tipo que tenga la organización configurado. La descripción de las retribuciones cargadas contendrá el nombre del tipo de retribución que se ha seleccionado en el proceso.

• Indicar la ruta del fichero Excel ya cumplimentado para que sea procesado para su carga.

• Definir las fechas del periodo (Desde/Hasta) para el que se van a cargar las retribuciones (con este dato se cumplimentará el periodo de liquidación de la retribución en caso de que no estuvieran ya informadas en la Excel); y la fecha de pago que se indicará en las retribuciones cargadas.

• Decidir si se quiere generar en ese momento también una remesa de pago que incorpore todas las retribuciones cargadas, para lo cual habrá que marcar la opción correspondiente y seleccionar la cuenta bancaria (sólo aparecerán como seleccionables aquellas cuentas a las que el usuario tenga acceso para realizar pagos, estos permisos se gestionan desde el mantenimiento de Cuentas Bancarias)

Creación de la Remesa de Pago

Una vez finalizado el proceso de carga, el sistema habrá creado todas las retribuciones indicadas en el Excel y una única remesa de pago en la que se incluirán todas ellas. La remesa de pago generada tendrá como Fecha Pago y Fecha Valor Pago la fecha indicada en el formulario de carga, al igual que en la Fecha de Pago del formulario de la Retribución. El estado de tramitación bancaria será siempre Tramitada.

En aquellas organizaciones en las que se realizan más de 12 pagas a los trabajadores pero se desea que el gasto de las pagas extra se refleje prorrateado de forma lineal durante todo el año, la importación de retribuciones dispone de una funcionalidad que permite que cada mes con la carga de la nómina mensual se genere un otro cargo para provisionar dicho gasto prorrateado y, en el momento en que efectivamente se carga la paga extra, se genere un cargo en negativo por el total desprovisionando el gasto acumulado para no duplicarlo.

Creación de Otros Cargos de Provisión prorrata de paga extra

El sistema permite que, al importar una retribución desde Excel, se incluya en el fichero de carga este dato de la forma en que se explicará, a continuación, en cada uno de los formatos de carga.  

Para que esto funcione, además es necesario completar previamente una serie de parámetros en la configuración del área de trabajo de Gastos:

• Tipo de Otro Cargo que se utilizará para identificar el cargo adicional generado.

• Justificación que debe aparecer como descripción del otro cargo.

• Cuenta Bancaria de la organización con la que se creará el otro cargo.

• Cuenta Contable Debe que se utilizará en el Debe del asiento del otro cargo generado. En el caso de que el importe de la prorrata indicado en el fichero sea negativo, esta cuenta se invertirá automáticamente y aparecerá en el Haber.

• Cuenta Contable Haber que se utilizará en el Haber del asiento del otro cargo generado. Al igual que en el caso anterior, si el importe de la prorrata resultara negativo, el sistema invertirá el asiento y colocará esta cuenta en el Debe.

El tercero del otro cargo, el importe, proyecto y partida de imputación presupuestaria se obtendrán de la configuración de carga que se aplique a la retribución a partir de la cual se genera el mismo, de forma que se registrarán tanto otros cargos como imputaciones presupuestarias en proyectos diferentes tenga la configuración, pudiendo funcionar de dos formas:

1. Utilizando el mismo reparto de proyectos y partidas del apartado Configuración Retribución para la parte del Salario.

2. Utilizando el reparto definido en el apartado Configuración Otros Conceptos si la organización desea indicar proyectos y partidas diferentes y/o específicos para los otros cargos de provisión de la prorrata de la paga extra. De ser así, dentro del apartado de Configuración de Otros Conceptos la organización tendrá disponible el tipo X-Retribuciones Provisionadas.

Formatos de carga disponibles

Fundanet dispone de 3 posibles formatos de carga con particularidades y funcionamientos diferentes con el objetivo de que cada organización pueda utilizar el que se adecúe en mayor medida a sus necesidades. Si bien, existen aspectos comunes que se deben tener en cuenta para todos ellos:

• Tener en cuenta que la identificación del tercero se realiza mediante el Código Externo indicado en la configuración de la carga y no según el nº de documento identificativo del tercero aunque ambos pueden ser coincidentes.

• Los datos de nombre y apellidos del tercero son opcionales y sirven únicamente para facilitar la interpretación de los mensajes que devuelve el proceso de carga si no es posible importar las retribuciones.

• Las celdas para indicar ‘Fecha Desde’ y ‘Fecha Hasta’ no son obligatorias en ninguno de los 3 formatos, por lo que, en caso de dejarlas vacías, el campo Periodo Liquidación de la retribución se cumplimentará con el Periodo indicado en el formulario de importación del Excel de carga.

Carga de dos retribuciones en la misma Excel

En el caso de que para un tercero se desee cargar dos retribuciones en un mes, cuando se rellene la Excel se deberá especificar cuáles son las fechas desde y hasta para cada una de ellas. Por ejemplo, nómina 1 del 01/09 al 15/09 y nómina 2 del 16/09 al 30/09. Si no se indican fechas en el Excel o  estas son coincidentes para el mismo tercero, el sistema creará una única retribución sumando todos los importes asignados al mismo tercero.

Si en la configuración de la carga se hace la misma distinción de fechas, es decir, se indica una configuración que finalice el 15/09 y otra configuración diferente que empiece el 16/09, el sistema cargará cada retribución independiente y además aplicará la configuración que le corresponde a cada una.

A continuación, se detallan los 3 posibles formatos de carga y las particularidades de cada uno:

Formato de carga Reducido

Este formato se caracteriza por permitir cargar una versión simplificada de la retribución, en la que no se detallan todos los conceptos retributivos y de retención que la componen sino un resumen fijo de estos que se encuentran previamente parametrizados. Se cumplimentará una fila para cada tercero y nómina que se vaya a cargar, indicando el detalle del contenido de la nómina del tercero en las distintas columnas.

En la hoja de Normas de Cumplimentación se encuentran descritos los distintos campos y su funcionamiento, si bien es importante destacar lo siguiente:

• Las columnas ‘Coste Patronal Seguro Adicional’ y ‘Coste Trabajador Seguro Adicional’ se encontrarán ocultas por defecto solo mostrándose en aquellas instalaciones que tengan una parametrización especial. En la configuración de la carga estas columnas se configuran en el apartado de Otros Conceptos.

• Para que se muestren las columnas ‘Retribuciones en Especie’ y ‘Retenciones en Especie’ es necesario tener configurado qué conceptos de retribución y retención en especie se deben utilizar.

• La columna ‘Importe Otro Cargo’ permite crear un cargo para cada retribución con el objetivo de provisionar de forma prorrateada el coste de la paga extra. El uso de esta columna requiere de una parametrización especial.

Formato de carga General por Conceptos

Este formato de carga permite desgranar el importe de la retribución entre todos los conceptos de retribución y deducción que la componen, de forma que en Fundanet se registre la retribución con toda su información detallada. La hoja de carga se cumplimentará repitiendo los datos de cada tercero en tantas filas como conceptos diferentes tenga su nómina, identificando en cada una de ellas de qué tipo de concepto se trata, el código del concepto en Fundanet y el importe del mismo.

En la hoja de Normas de Cumplimentación se encuentran descritos los distintos campos y su funcionamiento, si bien es importante destacar lo siguiente:

• El importe bruto de la nómina será la suma de todos los conceptos de tipo R-Retribución.

• El importe de retenciones será la suma de todos los conceptos de tipo D-Deducción.

• Siempre que se indiquen los Tipos de Conceptos R-Retribución y D-Deducción, será obligatorio rellenar el campo Concepto con el código identificativo del concepto de Fundanet que se quiere cargar.

• En el campo Periodo Devengo se indicará el último día del mes de devengo de las retribuciones. La anualidad indicada será la que aparezca en la columna ‘Devengo’ de la retribución para esa percepción o retención.

• El Tipo de Concepto P-Prorrata cumplimentará el campo de Prorrata Paga Extra en la retribución, mientras que el tipo X-Retribuciones Provisionadas permite crear un cargo para cada retribución con el objetivo de provisionar de forma prorrateada el coste de la paga extra. El uso de esta segunda funcionalidad requiere de una parametrización adicional.

Formato de carga Por Columnas

Al igual que en la carga General por Conceptos, este formato permite desglosar los conceptos de retribución y retención que componen la retribución, y se caracteriza porque la información de los Terceros se cumplimenta en columnas en lugar de en filas como en el resto de los formatos.

En la hoja de Normas de Cumplimentación se encuentran descritos los distintos campos y su funcionamiento, si bien es importante destacar lo siguiente:

• Los datos de las nóminas deben indicarse a partir de la fila 6 y columna C.

• Los conceptos de retribución empezarán siempre en la fila 13 y finalizarán siempre con la fila Total Devengos.

• Los conceptos de retención empezarán a continuación de la fila Total Devengos y finalizarán siempre con la fila Total Retención.

• En los conceptos de retribución y retención habrá tantas filas como conceptos haya activos en ese momento en Fundanet, ya que se exportarán de forma automática en la Excel, o bien, se podrá parametrizar un catálogo fijo de conceptos a través de la configuración del área de trabajo pero este no podrá ser modificado directamente por el usuario.

  El usuario solo tendrá que indicar importe en aquellos conceptos que desee cargar en la retribución dejando el resto en blanco. También será posible eliminar en la propia Excel las filas de aquellos conceptos que no se quieran utilizar en la carga.

• El importe indicado en la fila Total Coste S.S. será el que se cargue como Seguridad Social de la Empresa.

• El importe indicado en la fila Prorrata P.Extra se rellenará en el campo correspondiente de la retribución y, además, permitirá crear un otro cargo con el objetivo de provisionar de forma prorrateada el coste de la paga extra. El uso de esta segunda funcionalidad requiere de una parametrización adicional.

Validaciones del proceso de carga

El sistema realiza un conjunto de comprobaciones para garantizar que todos los registros son válidos antes de crearlos. Si alguna retribución no cumple los requisitos, la carga completa se cancela sin llegar a crearse ninguna retribución.

Los mensajes de error que muestra el proceso de validación pueden ser de diferente naturaleza; desde errores en el formato del fichero, hasta falta de presupuesto disponible en el proyecto indicado para cargar la nómina. A continuación, se muestran algunas de las validaciones más comunes en el orden en el que éstas se realizan:

• Formato del fichero correcto: comprobación de que el formato de los campos cumplimentados coincide con el esperado y de que los campos obligatorios están cumplimentados.

• Retribución existente: comprobación de que para el tercero, tipo de retribución y mes en el que se está realizando la carga, no existe ya una retribución creada con anterioridad.

• Configuración de los conceptos de retribución y de retención: comprobación de que los conceptos indicados de la Excel de carga existen en Fundanet y se encuentran activos y correctamente configurados en el catálogo de Conceptos Retribución y Deducción el área de trabajo.

• Configuración de carga de retribuciones: comprobación de si existe alguna configuración de carga de retribuciones vigente para el tercero con el código externo indicado en la Excel y para el tipo de retribución seleccionado. Para ello, el proceso tendrá en cuenta lo siguiente:

  • Que la Fecha Desde de la configuración sea anterior o se encuentre dentro del mes de carga.

  • Que la Fecha Hasta de la configuración sea mayor o igual a la Fecha Hasta de la retribución, o se encuentre vacía. En caso de no indicar Fecha Hasta en el Excel de carga, se tendrá en cuenta también que la Fecha Hasta de la configuración pertenezca al mes para el que se está realizando la carga, aunque no coincida con el último día del mes.

Identificación de la configuración de carga a utilizar

Si para un tercero se indican varias configuraciones en un mes, la nómina se cargará de acuerdo a la configuración que se encuentre vigente en su Fecha Hasta. Por ejemplo, si la configuración 1 tiene fecha hasta 10/09, la configuración 2 tiene fecha hasta 31/12 y la nómina tiene fecha hasta 30/09; se cargará de acuerdo a la configuración 2.

Si en el proceso de carga se desean crear dos retribuciones en un mismo mes, la comprobación de la vigencia en la configuración se realizará de forma separada de acuerdo a las fechas indicadas en cada retribución. Por ejemplo, nómina 1 con fecha hasta 15/09, nómina 2 con fecha hasta 30/09, configuración 1 que finaliza el 15/09 y configuración 2 que finaliza el 31/12; se cargará la nómina 1 con la configuración 1 y la nómina 2 con la configuración 2.

• Partida de gasto en el proyecto: comprobación de que los conceptos de gasto indicados en la configuración de la carga se encuentran incluidos como partidas presupuestarias en el proyecto correspondiente para ese Ejercicio.

• Disponible presupuestario en la partida de gasto: comprobación en los proyectos cuyo control presupuestario se realiza mediante Disponible, de que la partida de gasto tiene disponible suficiente. De no ser así, se indicará el importe disponible actualmente en la partida y el importe necesario para poder cargar todas las nóminas configuradas para imputarse en dicho proyecto y partida. Si la partida se encuentra incluida en una agrupación, esta validación tendrá en cuenta el importe disponible en dicha agrupación.

Detalle de conceptos de gasto en los Conceptos de Retribución

En caso de configurar en cada concepto retributivo el detalle de conceptos de gasto que se desea utilizar desde el catálogo de Conceptos Retribución del área de trabajo, las validaciones de partidas y disponible se realizarán para los conceptos de gasto especificados en dicha configuración.

• Existencia de Dispuesto y/o importe disponible en el mismo: en base a la configuración del sistema de si se ha de validar o no el uso obligatorio de dispuestos en la carga de retribuciones el sistema realiza las siguientes comprobaciones:

  • Si se encuentra indicado o no en la configuración de la carga y si lo está, si éste tiene importe disponible suficiente.

  • Si no se vincula el dispuesto a la configuración de la carga y se realiza la búsqueda automática, si el dispuesto existe en la base de datos y tiene importe disponible suficiente.

  De no ser así, se indicará el importe disponible actualmente en el dispuesto y el importe necesario para poder cargar las retribuciones.

Uso de Dispuestos y agrupaciones de partidas

En caso de tener un dispuesto creado para una única partida, si en el presupuesto del proyecto dicha partida pertenece a una agrupación y es además la que posee la dotación presupuestaria en la agrupación; la validación del importe disponible en el dispuesto se hará para todas las partidas de la agrupación, con independencia de que no estén incluidas en el dispuesto. El proceso de carga hará además los siguientes cambios en el dispuesto:

• Una disminución en la partida que tiene la dotación, por el importe a imputar en el resto de las partidas.

• Si es la primera vez que se da esta situación, se incluirá la partida o partidas que se están utilizando en la carga de la retribución, indicando como importe inicial el cargado en la misma, que coincidirá con el Ejecutado.

• Si las partidas ya están incluidas por haber realizado una carga previa, se hará un aumento en cada una de las partidas por el importe cargado en la retribución que coincidirá con el Ejecutado.

• Saldo del proyecto: comprobación en los proyectos cuyo control presupuestario se realiza mediante Saldo de que este es suficiente. De no ser así, se indicará el importe de saldo disponible actualmente y el importe necesario para poder cargar todas las retribuciones configuradas para imputarse en dicho proyecto.

• Cuentas contables: comprobación de que todas las cuentas contables necesarias para registrar la retribución se encuentran correctamente configuradas (conceptos de deducción, conceptos retributivos, partidas presupuestarias, cuenta de contrapartida, cuenta Seguridad Social acreedora…)

Cuando se produce un error, el sistema muestra un mensaje detallado con el código externo, la identificación del tercero, el proyecto afectado y la descripción del problema, para que pueda subsanarse fácilmente.