FAQs Gestión documental

¿Por qué no se habilita la opción de subir archivos desde la información digital de una entidad?

Para que se habiliten los botones de “subir archivo” y “subir carpeta” en las diferentes entidades de Fundanet, es necesario que se cumplan una serie de requisitos de configuración:

• Deben de estar configurados los Parámetros de información digital para la entidad a la que se quiere subir el documento (proyectos, terceros, enmiendas, Reuniones CEIC etc.). Para comprobar si esta configuración se encuentra realizada, se deberá acceder a la opción Parámetros de la Información Digital y verificar que, para la entidad deseada, se encuentra creado el registro de la configuración:  

• El usuario ha de estar incluido en alguna de las delegaciones de la organización a la que pertenece el registro para el cual se desea subir documentación.
• El usuario ha de estar vinculado a alguna unidad de gestión como Usuario de Documentos.
• Para la opción de Subir carpetas, adicionalmente será necesario que el usuario cuente con permisos sobre el método específico VB-->InfoNoEstruct--> Crear. 

¿Cómo se eliminan las referencias de un documento?

A la hora de eliminar un documento en Fundanet, el sistema comprueba que el documento no se encuentra referenciado. Si existe alguna referencia al documento, éste no se eliminará del sistema y aparecerá un aviso indicando que no se ha podido eliminar.

Para consultar y eliminar las referencias del documento, se ha de acceder a la ficha de propiedades del documento y, en la parte superior, pinchar sobre el botón de Referencias del documento (estará habilitado siempre que se tengan permisos para ello). Una vez listadas todas las referencias se podrán eliminar todas aquellas que tuviese, quedando a partir de ese momento el documento como No Ubicado y pudiendo ser eliminado (si se cuenta con los permisos para ello).

¿Cómo se configura el pegado de unidades de gestión a los documentos de forma automática?

Cada vez que se crea un documento en Fundanet se requiere indicar al menos una Unidad de Gestión a la que va dirigido. De esta forma, cuando un documento se encuentre desubicado (es decir, cuando no esté pegado a ninguna entidad), los usuarios que tengan acceso a dicha unidad o unidades de gestión podrán acceder a él.

Cuando un usuario crea un documento, automáticamente se pegarán a dicho documento aquellas unidades de gestión en las que el usuario figure como usuario de documentos.

Si el usuario de creación no figura como usuario de documentos en ninguna unidad de gestión o no figura como empleado en ninguna de las delegaciones de la empresa desde la cual está creando el documento, le saldrá un aviso para que seleccione una unidad de forma manual.

¿Cómo se modifican de forma masiva las series o clasificaciones de un conjunto de documentos?

Para cambiar masivamente las clasificaciones de los documentos en el Gestor Documental, basta con seleccionar los documentos a modificar en el Gestor Documental y, con el botón derecho, seleccionar la opción "Modificar/Eliminar clasificación": 

Al seleccionar una serie o clasificación se ha de tener en cuenta que sólo se pueden seleccionar los valores de último nivel. Esto significa que se podrán seleccionar las clasificaciones padres mientras no tengan clasificaciones hijas. Si posteriormente se asigna una clasificación hija, la padre ya no aparecerá como clasificación disponible para asignar. 

¿Quién puede ver un documento?

El sistema realiza las siguientes comprobaciones y en el orden que se detallan a continuación: 

1. Si la instalación no es modo holding. Si el usuario tiene activado el check de administrador de documentos en su ficha de propiedades, verá todos los documentos que se encuentren en el sistema y no se realizará ninguna comprobación adicional.
2. Si la instalación esmodo holding.
   1. Si el usuario tiene marcado el check de administrador de documentos en su ficha de usuario, verá todos los documentos de todas las empresas que formen parte de la instalación.
   2. Si el usuario no tiene marcado el check de administrador de documentos, pero figura como administrador de documentos en alguna de las delegaciones de las empresas que formen parte del modo holding, verá todos aquellos documentos vinculados a esas empresas únicamente.
3. Si el usuario está en la lista de usuarios del documento, verá el documento y no se realizará ninguna comprobación adicional.
4. Si el documento está marcado como Confidencial, el documento solamente será visible para los usuarios Administradores de Documentos y los usuarios indicados en la lista de usuarios con acceso al documento y no se realizará ninguna comprobación adicional. El creador del documento tampoco podrá verlo si no se encuentra en la lista de usuarios con acceso al mismo.
5. Si el usuario pertenece a un grupo parametrizado en Fundanet al que se le otorgan permisos para poder ver los documentos (por ejemplo, los documentalistas de una Fundación), independientemente del resto de características, verá el documento y no se realizará ninguna comprobación adicional. 
6. El código identificativo de este grupo se incluirá en el parámetro general 7745: Configuración General de la Gestión Documental.
   
7. Si el usuario es el creador del documento, verá el documento, excepto cuando un documento tenga activado el check de Confidencial, y no se encuentre entre los usuarios con acceso al mismo.
8. Si el documento no está ubicado, solamente lo verán aquellos usuarios que figuren como usuarios de documentos en alguna de las unidades de gestión vinculadas al documento. Esto se indica en la pestaña “Gestión Documental” de la unidad de gestión. 
   Asignación de unidades a documentos

   Cuando se crea un documento se le asigna en automático las unidades de gestión de las que el usuario es usuario de documentos. Estas unidades de gestión se pueden eliminar y además se pueden añadir otras, que serán las unidades de gestión en las que el usuario puede ver proyectos (permisos por los métodos).
9. Si el documento está ubicado, la primera regla es que el usuario tenga permisos en un método determinado, dependiendo del lugar donde esté ubicado. A continuación, se muestran los permisos de acceso que deberá tener dependiendo de la entidad (esta información está almacenada en la base de datos en la tabla documentos_seg_tab): 

   Entidad	Objeto	Método
   Acciones Comerciales	Tercero	InformacionNoEstructurada
   Actividades Investigación	Fundanet.Investigacion.Windows.ProdCientif.Curriculum.Actividades.BuscadorActividadesFrm	Show
   Acuerdos Proyectos	Convenio	AcuerdosNet
   Albaranes de Entrada de Mercancía	AlbaranCompra	IniciarClase
   Albaranes de Venta	AlbaranVenta	IniciarClase
   Animalarios	Fundanet.Animalario.Windows.Animalarios.AnimalariosFrm	Show
   Animales	Fundanet.Animalario.Windows.Animales.BuscadorAnimalesFrm	Show
   Anticipo entregado	Fundanet.Tesoreria.Windows.AnticiposProveedor.PresentadorAnticiposProveedor
   Ausencias	Fundanet.Agendas.Windows.Buscadores.BuscadorIncidenciasFrm	Show
   Fianzas	Convenio	Contratos
   Cobros a clientes	Cobro	IniciarClase
   Convocatoria de Becas / Ayudas	ConvocatoriaBeca	InformacionDigitalizada
   Convocatoria de las Ayudas	Fundanet.Subvenciones.Windows.ConvocatoriasFrm	Show
   Cuentas Bancarias de la Empresa	BancoEmpresa	InformacionDigital
   Curriculum	Fundanet.Investigacion.Windows.ProdCientif.Curriculum.BuscadorInvestigadoresFrm	Show
   Detalle de las Remesas de Pago	RemesaPago	IniciarClase
   Dispuestos Presupuestarios	Disposicion	InformacionNoEstructurada
   Documentación Web	InforNoEstruct	InformacionWeb
   Elementos de Inmovilizado	Inmovilizado	InformacionNoEstructurada
   Expedientes de Contratación	Fundanet.Compras.Windows.ExpExpedientesContratacionFrm	Show
   Facturas de Proveedor	FacturaRecibida	IniciarClase
   Facturas Emitidas	FacturaEmitida	IniciarClase
   Gastos Menores Proyectos	GastoMenor	IniciarClase
   Grupos de Investigación	Fundanet.Investigacion.Windows.GruposInves.ExpGruposInvesFrm	Show
   Hitos de Proyecto	Convenio	HitosConvenio
   Ideas	Fundanet.Investigacion.Windows.Innova.BuscadorIdeasFrm	Show
   Información Adicional	convenio	InformacionNoEstructurada
   Inmuebles	edificios	InformacionNoEstructurada
   Liquidaciones de Impuestos	LiquiImpuestos	IniciarClase
   Liquidaciones de Justificación	Convenios	InformacionNoEstructurada
   Master File y Trial File de un EECC	Convenio	InformacionNoEstructurada
   Modificaciones de Crédito	Fundanet.ServiciosPresupuesto.Windows.Modificaciones.BuscadorModificacionesFrm	Show
   Modificaciones Lín.Pedido	PedidosCompra	IniciarClase
   Nóminas	Nomina	IniciarClase
   Obligaciones de Pago	ObligacionPago	InformacionDigital
   Ofertas	Ofertas	IniciarClase
   Ofertas de Propuestas	PropuestasPedido	IniciarClase
   Otros Cargos Proyectos	OtrosCargos	IniciarClase
   Otros Ingresos Proyectos	IngresoProyecto	IniciarClase
   Pagos	RemesaPago	InformacionDigital
   Pagos de Ayudas	PagoPresupuesto	InformacionNoEstructurada
   Pedidos a Proveedor	PedidosCompra	IniciarClase
   Pedidos de Cliente	PedidosVenta	IniciarClase
   Personal de los Proyectos	Convenio	PersonalDelConvenio
   Procedimientos de Protección	Fundanet.Investigacion.ProdCientif.Resultados.Resultado.VerDocumentos	Show
   Propuestas de Gasto	PropuestasPedido	IniciarClase
   Propuestas de Pedido	PropuestasPedido	IniciarClase
   Protocolos	Fundanet.Core.Proyectos.Proyecto	VisibleInformacionDigitalProyecto
   Proyectos	Convenio	InformacionNoEstructurada
   Publicaciones	Publicaciones	InformacionDigital
   Publicaciones	Fundanet.Investigacion.Windows.ProdCientif.Publicaciones.PublicacionesFrm	Show
   Remesas de Cobro	RemesaCobro	IniciarClase
   Remesas de Pago	RemesaPago	InformacionDigital
   Resultados	Fundanet.Investigacion.ProdCientif.Resultados.Resultado.VerDocumentos	Show
   Reuniones CEIC	Fundanet.Core.Windows.EstudiosClinicos.ExpReunionCeicFrm	Show
   Reuniones Comisión de Seguimiento	Convenio	AcuerdosNet
   Seguros de EstudiosClínicos	Fundanet.Core.Windows.Proyectos.BuscadorProyectosFrm	Show
   Sobres (Expedientes Contratación)	Fundanet.Compras.Windows.ExpExpedientesContratacionFrm	Show
   Solicitudes de Beca	SolicitudesBeca	IniciarClase
   Solicitudes de Reembolso	Fundanet.GastosMenores.Windows.Dietas.BuscadorReembolsosFrm	Show
   Subvenciones	Subvencion	IniciarClase
   Tareas	Fundanet.Agendas.Windows.AgendaPersonalFrm	Show
   Terceros	Tercero	InformacionNoEstructurada
   Tesis	Fundanet.Investigacion.Windows.ProdCientif.Publicaciones.TesisExternasFrm	Show
   Tipos de Valor (Cartera de Valores)	CarteraValores	InformacionDigital
   Traspaso de Saldos	TraspasoSaldos	IniciarClase
   Traspasos de cuentas	TraspasoCuentas	IniciarClase
   Versiones de Documentos en EECC	Fundanet.Core.Windows.Proyectos.ExpProyectosFrm	Show
   Viajes	Fundanet.GastosMenores.Windows.Dietas.BuscadorViajesFrm	Show

   Posteriormente, dependiendo de la entidad donde el documento esté ubicado se contemplan los siguientes casos:

   1. Si el documento está ubicado en alguna de las siguientes entidades, y la instalación no es modo holding, no se comprueba nada más:  Si la instalación es modo holding, se revisará si el documento tiene una empresa a la que el usuario tenga acceso (esté incluido como empleado en alguna de sus delegaciones).
   2. Si el documento está ubicado en alguna de las siguientes entidades:  Se comprobará que el proyecto asociado con la entidad sea accesible para el usuario. Para ello, el usuario deberá pertenecer a un grupo que tenga asociado un Modelo con los permisos de Administración, Modificación o Consulta en el proyecto. Si el usuario tiene alguno de estos permisos sobre alguno de los proyectos con los que esté relacionada la entidad, podrá ver el documento.
   3. Si el documento está ubicado en un Pago, Remesa de Pago, Cobro o Remesa de Cobro, se comprobará, además de tener acceso al método concreto, que tenga acceso al Banco del Pago o Cobro donde esté ubicado dicho documento. De este modo, si no se tiene acceso al banco, no será posible ver el documento. Los accesos a los bancos son por empresa, y se tratan por separado los accesos del usuario para pagos y para cobros, funcionando de forma independiente. Un usuario puede tener accesos en un Banco para pagos y no para cobros, o viceversa.
   4. Si el documento está ubicado en una Factura Recibida y dicha factura no ha sido aún imputada contra ningún proyecto, el documento se verá o no dependiendo de las condiciones establecidas en el valor entero del Parámetro Funcional Nº 7078:
      1. Si el valor entero es 0, el documento será visible por cualquier usuario
      2. Si el valor entero es 1, el documento será visible si el usuario tiene acceso al método VerFacturasSinProyecto del objeto FacturaRecibida.
      3. Si el valor entero es 2, el documento será visible si el usuario tiene acceso al método VerFacturasSinProyecto del objeto FacturaRecibida y se trata del usuario que creó la factura.
   5. Si el documento está ubicado en una Propuesta de Pedido, además de comprobarse que cualquiera de los proyectos donde se imputa el gasto sea accesible para el usuario, se comprueba que el usuario tenga acceso al menos a un proyecto vinculado a la Unidad de Gestión indicada en la cabecera de Propuesta de Pedido.
   6. Si el documento está vinculado a una Tarea de Agenda, además se comprobará que el usuario tenga acceso a la entidad sobre la que la agenda esté vinculada. Actualmente se contemplan solamente las siguientes entidades: 
   7. Si el documento está vinculado a un Protocolo, además se comprobará que el usuario tenga acceso a cualquiera de los Estudios Clínicos que comparten ese protocolo.
   8. Si el documento está ubicado en una Idea, se comprobará que el usuario tenga acceso a esa Idea (en función de los grupos de innovación a los que pertenece). Con que el usuario tenga acceso a la Idea, aunque sólo sea con permisos de consulta, podrá visualizar el documento, así como editarlo y crear nuevos documentos.
   9. Resultados. Se definirá en la sección “Seguridad de gestión de Resultados” de los grupos de innovación.
      1. Si un usuario NO tiene permiso para ver un resultado (en función de los grupos de innovación a los que pertenezca), tampoco verá los documentos vinculados a dicho resultado si realiza una búsqueda a través del Buscador de Documentos.
      2. Si un usuario tiene permiso para ver un resultado (porque está registrado en la sección "Seguridad de Gestión de Resultados" del grupo de innovación correspondiente), aunque sea en modo consulta, podrá acceder a los documentos vinculados a dicho resultado desde su repositorio de información digital, así como buscarlos a través del Buscador de Documentos.
   10. Procedimientos de protección. Se definirá en la sección “Seguridad de gestión de Resultados” de los grupos de innovación.
       1. Si un usuario NO tiene permisos para ver un resultado (en función de los grupos de innovación a los que pertenece), tampoco verá los documentos asociados a los procedimientos de protección de dicho resultado, si realiza una búsqueda a través del Buscador de Documentos.
       2. Si un usuario tiene permiso para ver un resultado (en función de los grupos de innovación a los que pertenece), podrá ver los documentos de los procedimientos de protección asociados a dicho resultado. Aunque sea en modo consulta, podrá acceder a los documentos vinculados a dicho procedimiento de protección desde su repositorio de información digital, así como buscarlos a través del buscador de documentos.
   11. Llegados a este punto se comprueba si está activo el check Booleano del Parámetro Funcional Nº 8335 Carpetas en BD en Información Digital. Si este check está activo, se verifica que el documento esté almacenado al menos en una carpeta accesible para el usuario, bien porque tenga permiso asignado o bien porque la carpeta no tenga seguridad asociada. Si se cumple esta última condición, el documento es visible de manera definitiva para el usuario.
       Se debe tener en cuenta que, si este parámetro no está activo, la seguridad de carpetas no se aplica en el buscador de documentos, pero sí en la Información Digital.
       Por lo tanto, puede ocurrir que un documento aparezca a un usuario en el buscador, pero si accede a la Información Digital de la entidad donde está ubicado no lo vea.

¿Quién puede eliminar un documento?

Si la instalación no es modo holding, todos los usuarios que tengan marcado en sus propiedades el check de Admin. Documentos podrán eliminar todos los documentos del sistema. No obstante, en ciertos casos, este permiso se puede parametrizar para que los usuarios de creación también puedan borrar sus propios documentos sin necesidad de tener marcado este check.

Si la instalación es modo holding:

• Si el usuario tiene activado el check “Administrador de documentos” en su ficha de propiedades, podrá eliminar todos los documentos de todas las empresas que conformen el modo holding.
• Si el usuario no tiene activado el check “Administrador de documentos”, pero figura como administrador de documentos en alguna de las delegaciones de una determinada empresa, solamente podrá borrar los documentos pegados a esa empresa.