Formatos de Justificación ISCIII

El Instituto de Salud Carlos III (ISCIII) cuenta con una aplicación de escritorio para la justificación económica de las subvenciones recibidas (AESEG) que permite la carga masiva mediante fichero CSV de los datos justificativos, así como sus documentos adjuntos. Dicha aplicación se puede descargar desde el siguiente enlace facilitado por el ISCIII: https://github.com/uticIsciii/aeseg.justificacion/releases
A continuación, se detalla los formatos de justificación disponibles en Fundanet y el proceso para obtener estos ficheros CSV y poder importarlos en la plataforma.

Obtención de los ficheros

Como se explica en el apartado de Justificación de la financiación, en los Lotes de Justificación de las ayudas existe una funcionalidad con la que generar ficheros de justificación con la información de los gastos introducidos en el lote y los pagos asociados a estos, disponible a través del icono “Formatear Justificaciones”.

Desde esta herramienta, es posible descargar los tres ficheros de justificación que exige el financiador: ISCIII–Viajes, ISCIII–Bienes y Servicios e ISCIII–Personal. Además, es posible descargar el fichero ISCIII-Personal RRHH (desglosado) para las justificaciones de ayudas de RRHH.
Al acceder a la misma, el usuario deberá seleccionar en el desplegable Formato a Aplicar el formato de justificante que desea obtener:

Particularidades en la creación de los Lotes de Justificación

A la hora de gestionar los lotes de justificación, las subvenciones del ISCIII tienen una particularidad: es necesario crear un lote de justificación para cada tipo.

Para un proyecto que, por ejemplo, tenga gastos de los tres tipos de Justificante: Bienes y Servicios, Viajes y Personal; será necesario generar tres lotes individuales, uno por cada tipo de Justificante. Dentro de las tipologías de lote se encuentran creados los 3 posibles valores de forma que el usuario pueda seleccionar qué lote está registrando:

Contenido de los ficheros

Estos ficheros devuelven un documento en formato .csv con la información plasmada en formato tabla, presentando distintas columnas según el fichero que se esté descargando.

A continuación, se muestra el contenido de los 3 ficheros: los campos en negro son obligatorios y vendrán rellenos en el fichero, en azul son los no obligatorios pero que se completan en el fichero si la información está registrada en Fundanet, los grises no son obligatorios y siempre aparecerán vacíos en el fichero, y los campos en verde son obligatorios, pero sólo funcionarán correctamente al importar si la información está registrada.

Campos comunes en los tres ficheros

• ID_EXPEDIENTE: Es un campo de texto obligatorio. Muestra el campo “Referencia” de la Ayuda. Si este está vacío, entonces devuelve la “Referencia Cliente/Promotor” de las Propiedades del Proyecto vinculado a la ayuda. Si también está vacío, no mostrará nada.

• ID_PARTIDA: Es un campo categorizado obligatorio. Dentro del modelo de justificación deberán estar tipificados los epígrafes como indica el ISCIII (1-PERSONAL, 2-BIENES/SERV, 3-VIAJES o cualquiera de los otros posibles). De esta forma Fundanet recupera el código del epígrafe del modelo de justificación donde esté el gasto imputado, y lo completa en el fichero. Así, el usuario debe encargarse de introducir correctamente los códigos en el modelo de justificación.

• ID_CONCEPTO: No es un campo obligatorio. Aparece vacío en los ficheros.

• TIPO_JUSTIFICANTE: Es un campo categorizado obligatorio. Muestra un 1 si el documento de gasto es del tipo Factura Recibida; un 3 si se trata de un Gasto Menor; un 9 si corresponde con un Otro Cargo, un 5 si corresponde con Salario Bruto, sea una nómina o un otro cargo (si hay prorrata de paga extra, se utiliza el Módulo de Timesheet, o la reimputación de dietas en especie), y un 8 si corresponde con Seguridad Social.

• IMPORTE_TOTAL: Es un campo numérico obligatorio donde se indica el importe total del documento.

  • Para las facturas recibidas, corresponde con el campo Importe Total (base imponible más IVA).
  • En el caso de los otros cargos, se muestra el campo Importe Cargo.
  • Para los gastos menores, devuelve el campo Importe Gasto. En caso de que el gasto esté imputado a varios proyectos, en esta columna se muestra el importe total del documento, independientemente de su imputación presupuestaria. Si el gasto menor tiene desglose, en este campo se muestra el importe total del desglose en cuestión.
  • En el justificante ISCIII – Personal, para el caso de las nóminas, la parte que el ISCIII denomina “nómina” se corresponde con el Importe Bruto en Fundanet mientras que para la parte que llaman “TC de SS”, el fichero muestra el importe de “SS Empresa” indicado en la nómina. En el caso de los Otros Cargos, muestra el Campo Importe Cargo. Puesto que los gastos del mismo tercero aparecen agrupados en este justificante, en esta columna se mostrarán los datos agregados.
  • En el caso del fichero ISCIII – Personal RRHH (desglosado), los datos se muestran desagregados por nómina.

• IMPORTE_IMPUTADO: Es un campo numérico obligatorio en el que se muestra el campo “Importe financiado” del movimiento incluido en el lote. En el caso de los gastos menores, si estos tienen desglose, el sistema calcula qué porcentaje representa cada desglose sobre el total del documento, y muestra como “Importe Imputado” dicho porcentaje.

• FECHA_PAGO: Se trata de un campo obligatorio de fecha. Muestra la “Fecha valor cobro/pago”. Si está vacía, recoge la “Fecha Cobro/Pago”. Se corresponde con el campo “Fecha último pago” del lote de justificación. En caso de que un gasto aún no se haya pagado completamente y existan uno o varios pagos parciales, muestra la fecha del primer pago. En el fichero ISCIII – Personal, aparece la fecha de pago de la última nómina pagada introducida en el lote para el tercero en cuestión, independientemente del pago de impuestos.

• OBSERVACIONES: No es un campo obligatorio, pero sí debe rellenarse de forma obligatoria en algunos casos para las entidades sujetas a la normativa de Contratación del Sector Público.

• DOC_FACTURA/DOC_NOMINA y DOC_PAGO: Se trata de campos obligatorios. Se cumplimenta con la ruta de descarga y nombre del documento PDF que se quiera incorporar a la plataforma como información digital del gasto o del pago asociado al gasto presentado. La información que la aplicación del ISCIII espera recibir es algo similar a esto: C:\Users\miusuario\Documents\factura.pdf

Campos del fichero de Bienes y Servicios

• NUMERO_FACTURA: Es un campo obligatorio de tipo texto. Este dato se obtiene en las Factura recibidas del “Nº Factura Proveedor”, en los Otros Cargos del “Número”, y en los Gastos Menores del “Número”. Si el gasto menor tiene desgloses, se mostrará el texto del campo “Ref. Documento” seguido de guion bajo y el número id de cada desglose.
• NIF: Es un campo obligatorio que muestra el nº documento del Tercero asociado al documento. Si el gasto menor tiene desgloses, muestra el campo CIF/NIF Emisor del desglose.
• NOMBRE: Se trata de un campo obligatorio de tipo texto. En facturas recibidas y otros cargos es el nombre del tercero asociado al documento. En gastos menores es el nombre del tercero asociado a menos que se haya incluido desglose de gastos. Si el gasto menor tiene desgloses, se muestra el campo Nombre Emisor del desglose.
• CONCEPTO: Es un campo obligatorio de tipo texto. En las facturas recibidas muestra la información introducida en la pestaña “Otros Datos” de la factura campo “Descripción Adicional”, en los otros cargos muestra lo que se especifique en el campo “Justificación”, y en los gastos menores muestra lo que se especifique en el campo “Justificación Gasto” de la solapa de “Datos Generales”. Si el gasto menor tiene desgloses, se muestra el campo Servicio Prestado del desglose.
• FECHA_JUST: Es un campo de tipo fecha obligatorio. Este dato se obtiene de “Fecha de emisión” en facturas recibidas, “Fecha operación” en otros cargos, y “Fecha de presentación” en gastos menores salvo si se ha incluido desglose de gastos. Si el gasto menor tiene desgloses, se muestra el campo Fecha Servicio del desglose.
• BASE_IMP: Para las facturas recibidas, este dato se obtiene de las casillas “Bases IVA”. Si una factura tiene bases a distintos tipos de IVA, en el formato de justificación aparecerá en registros separados. Para los otros cargos, se obtiene del campo “Importe Cargo” y, para los gastos menores, del campo “Importe Gasto”. Si el gasto menor tiene desgloses, se muestra la “Base Imponible” de cada desglose.
• TIPO_IMP: En las facturas recibidas se obtiene de la casilla “% IVA”. Si una factura tiene bases a distintos tipos de IVA, en el formato de justificación aparecerá en registros separados. En los otros cargos y gastos menores sin desglose, aparece un cero. Si el gasto menor tiene desgloses, se muestra el “% IVA” de cada desglose.

Campos del fichero de Viajes

• INVESTIGADOR: Es un campo obligatorio. En caso de que la factura o gasto menor esté asociado a un viaje (Módulo de Viajes y Dietas), el fichero devuelve el Documento Identificativo del tercero vinculado al viaje. En el caso de no tener viaje asociado, muestra, para las facturas, el “Tercero Beneficiario”, y el tercero asociado al gasto menor para estos.
• ITINERARIO: Es un campo obligatorio. Es el campo Descripción Itinerario del viaje asociado a la factura/gasto menor.
• TIPO_VIAJE: No es un campo obligatorio. Para obtener esta información de manera automática, es necesario realizar previamente una configuración para vincular los tipos de viaje de Fundanet con la codificación del ISCIII. Por ejemplo: 1 – Estancia, 2 – Congreso, 3 – Otros… Así, se mostrará un número dependiendo del tipo de viaje asociado a la factura/gasto menor.
• ID_PAÍS: Es un campo obligatorio. Es el código del campo “País Destino” del viaje asociado a la factura/gasto menor.
• CENTRO_DESTINO: No es un campo obligatorio. Es el campo de texto “Destino” del viaje asociado a la factura/gasto menor.
• FECHA_INICIO_VIAJE: No es un campo obligatorio. Es el campo “Fecha Desde” del viaje asociado a la factura/gasto menor.
• FECHA_FIN_VIAJE: No es un campo obligatorio. Es el campo “Fecha Hasta” del viaje asociado a la factura/gasto menor.
• ID_TIPO_GASTO_VIAJE: Es un campo obligatorio. Si la factura recibida está asociada a un viaje, el sistema se fija en el campo “Naturaleza” del formulario de vinculación con el viaje de la factura recibida y, tras una configuración previa por parte de Semicrol en la que se vinculan las naturalezas de Fundanet con los códigos del ISCIII, devuelve la codificación que exige el ISCIII (1 – Transporte, 2 – Alojamiento, 3 – Manutención, 4 – Inscripción Congreso, 5 – Otros).
  • Si se trata de un gasto menor sin desglose vinculado a un viaje, el sistema se fija en el tipo de gasto indicado en cada obligado del gasto menor y, por consiguiente, en la naturaleza del gasto que tiene vinculada, para determinar qué código debe mostrar en el fichero.
  • Si el gasto menor tiene desgloses en cabecera, el sistema se fija en el tipo de gasto asociado al desglose, y, por consiguiente, en la naturaleza del gasto que tiene vinculada, para determinar qué código debe mostrar en el fichero.
• FECHA_INICIO_CONGRESO: No es un campo obligatorio. Es el campo “F. Inicio Evento” siempre y cuando el viaje sea de tipo Congreso.
• FECHA_FIN_CONGRESO: No es un campo obligatorio. Es el campo “F. Fin Evento” siempre y cuando el viaje sea de tipo Congreso.
• NUMERO_FACTURA: No es un campo obligatorio. Para las facturas recibidas este dato se obtiene del campo “Nº Factura Proveedor”, para los otros cargos y gastos menores, es el campo “Número”. Si el gasto menor tiene desgloses, se muestra el campo “Ref. Documento” seguido de un guion bajo y el número id de cada desglose.
• NIF_PROVEEDOR: No es un campo obligatorio. Es el número de documento identificativo del tercero asociado al gasto. Si el gasto menor tiene desgloses, se muestra la información del campo “CIF/NIF Emisor” del desglose.
• NOMBRE_PROVEEDOR: No es un campo obligatorio. Es el nombre del tercero asociado al gasto. Si el gasto menor tiene desgloses, se muestra la información del campo “Nombre Emisor” del desglose.
• CONCEPTO_FACTURA: No es un campo obligatorio. En las facturas recibidas se muestra la información del campo “Descripción Justificación” en la pestaña de “Otros Datos”. En los otros cargos y los gastos menores se muestra la información del campo “Justificación”. Si el gasto menor tiene desgloses, se muestra la información del campo “Servicio Prestado” del desglose.
• FECHA_FACTURA: No es un campo obligatorio. Este dato se obtiene de la “Fecha Emisión” en las facturas recibidas, la “Fecha Operación” en los otros cargos y la “Fecha Presentación” en los gastos menores. Si el gasto menor tiene desgloses, se muestra la “Fecha Servicio” del desglose.
• BASE_IMP: No es un campo obligatorio. Para las facturas recibidas, este dato se obtiene de las casillas “Bases IVA”. Si una factura tiene bases a distintos tipos de IVA, en el formato de justificación aparecerá en registros separados. Para los otros cargos, se obtiene del campo “Importe Cargo” y, para los gastos menores, del campo “Importe Gasto”. Si el gasto menor tiene desgloses, se muestra la “Base Imponible” de cada desglose.
• TIPO_IMP: No es un campo obligatorio. En las facturas recibidas se obtiene de la casilla “% IVA”. Si una factura tiene bases a distintos tipos de IVA, en el formato de justificación aparecerá en registros separados. En los otros cargos y gastos menores sin desglose, aparece un cero. Si el gasto menor tiene desgloses, se muestra el “% IVA” de cada desglose.

Campos del fichero de Personal (desglosado)

Este fichero se utilizará en aquellas subvenciones en las que se deban presentar las nóminas de un mismo investigador como líneas independientes en el fichero y, por tanto, en las justificación económica.

• INVESTIGADOR: Es un campo obligatorio. Es el número de documento identificativo del tercero asociado a la nómina/otro cargo.

• CATEGORIA_LABORAL: Es un campo obligatorio. Esta información se obtiene del nodo Clasificaciones del tercero.
  El usuario debe, para cada investigador, asociar una de las clasificaciones que dependen de “Categorías Laborales Carlos III” en un rango de fechas determinado. En el fichero se muestra el código asociado a cada clasificación.

  • Si el tercero cuenta con dos categorías asociadas en dos períodos distintos de tiempo, Fundanet se fija en las fechas del lote de justificación para mostrar un código u otro.
  • En el caso en que, dentro del rango de fechas del lote de justificación, el tercero tenga más de una clasificación, en ese caso se desglosan tantas líneas del tercero como clasificaciones tenga, en bloque de nóminas completas, siguiendo el criterio de la fecha desde de cada nómina.

• FECHA_DESDE: Es un campo obligatorio. Muestra la “Fecha Desde” de la nómina.

• FECHA_HASTA: Es un campo obligatorio. Muestra la “Fecha Hasta” de la nómina.

• DIAS_BAJA_IT (SOLO RRHH): No es un campo obligatorio. Aparece siempre vacío.

Campos del fichero de Personal

Este fichero se utilizará en aquellas subvenciones en las que se deban presentar las nóminas de un mismo investigador agrupadas, de forma que, si en el lote se han introducido varios gastos a nombre del mismo tercero, en este fichero aparecen agrupados en una línea por tipo de justificante.
Por ejemplo, si en el lote se financian nóminas de un investigador durante 9 meses, el fichero no va a mostrar 18 líneas sino 2; una correspondiente a sueldos y salarios, y otra por el total de seguridad social.

En caso de que se introduzcan otros cargos de tipo liquidaciones de Timesheets, reimputación de dietas en especie o prorratas de paga extra, también se mostrarán agrupados con la información de nóminas del tercero que corresponda.

Todas las columnas específicas del fichero se cumplimentan siguiendo los mismos criterios que los que se siguen en el fichero “ISCIII - Personal(desglosado)”, a excepción de las particularidades de importes que aparecen agrupados, las columnas de DOC_NOMINA y DOC_PAGO que aparecen vacías al ser múltiples documentos y las columnas de fechas:

• FECHA_DESDE: Es un campo obligatorio. Muestra la “Fecha Desde” de la nómina más antigua introducida en el lote para el investigador en cuestión.
• FECHA_HASTA: Es un campo obligatorio. Muestra la “Fecha Hasta” de la nómina más reciente introducida en el lote para el investigador en cuestión.