Versión 2026.9

Funcionalidades Generales

Rediseño de iFundanet (Login y recuperación de contraseña)

Con el objetivo de aportar mayor protagonismo a la imagen corporativa de las organizaciones en el acceso a iFundanet, se han rediseñado la pantalla inicial de acceso a la web (login), así como las pantallas que intervienen en el proceso de recuperación de contraseña (pantalla inicial del flujo de recuperación de contraseña y pantalla posterior al envío del formulario de recuperación):

Implementación de la Firma Digital

La gestión de la firma digital en Fundanet supone un paso importante en la digitalización y control de los documentos. Este nuevo módulo permite definir y gestionar flujos de firma sobre documentos, garantizando su validez, trazabilidad e integridad durante todo el proceso.

En una primera fase, la funcionalidad se incorporó exclusivamente para su uso manual, sentando las bases para la automatización posterior. Ahora, esta capacidad se ha integrado también con las Agendas, permitiendo que los flujos de firma se generen automáticamente como parte de los procesos de la organización.
Actualmente es posible establecer un flujo de firmas sobre documentos que cumplan dos condiciones:

1. Deben encontrarse como información digital de una Propuesta de Compra
2. Deben estar en formato PDF

Una vez asignado un flujo de firma, el documento queda protegido y no puede modificarse mientras el proceso de firma esté activo.

Configuración de flujos de firma:

Los flujos de firma se configuran desde Fundanet Corporate, la aplicación de escritorio, mediante el formulario Plantillas de Flujo de Firmas, donde se pueden definir distintos circuitos según las necesidades del proceso.

• Las plantillas permiten definir firmantes a partir de dos modos de asignación:
  • Terceros
  • Roles de firmantes (ej. el IP del proyecto en el que está imputada la propuesta de compra o el creador de esta)
• Permiten configurar el envío de comunicaciones a los firmantes
• Aunque no es obligatorio, es posible vincular a la plantilla del flujo de firmas, una plantilla del documento para que se recupere en automático cuando la plantilla del flujo de firmas está configurada en una plantilla de agenda. Así, este campo se utiliza cuando la asignación del flujo de firmas se quiere realizar automáticamente
• Es posible activar o desactivar plantillas mediante la fecha de baja

Estas plantillas pueden reutilizarse tanto en asignaciones manuales como en procesos automatizados.

Asignación manual de flujos de firma:

Existen dos formas de asignar manualmente un flujo de firma a los documentos:

1. Asignación individual:
   Desde las propiedades del documento, utilizando el botón Gestión de Firmas, se puede definir el flujo manualmente o importar una plantilla de flujo de firmas, con posibilidad de modificarla antes de guardar
2. Asignación masiva:
   Desde el buscador de documentos, mediante la operación Gestión de Firmas, permite aplicar un flujo, creándolo manualmente o importando una plantilla, a varios documentos de forma simultánea.

En este punto cabe destacar que, una vez asignado el flujo de firma a un documento, este flujo no se puede modificar ni eliminar.

Además, en el momento en que un documento tiene asignado un flujo de firmas:

• No se pueden modificar las propiedades ni las referencias del documento
• El documento no puede desvincularse de la propuesta de compra
• El documento no se puede eliminar, salvo que el flujo esté en estado Cancelado

Asignación automática desde Agendas:

Además de la gestión manual, la Firma Digital se ha preparado para integrarse automáticamente en los procesos mediante las Agendas.
Tal y como se detalla en la siguiente entrada ("Cambios en las agendas derivados del desarrollo de la Firma Digital"):

• Se puede definir una plantilla de flujo de firmas directamente en la plantilla de la agenda.
• Existe una nueva acción Generar documento y flujo de firma para incluir en las tareas que permite generar el documento PDF configurado en la plantilla de flujo de firma, y asignar el flujo de firma automáticamente, una vez que se ha cumplimentado la tarea en la que está incluida dicha acción. Esta tarea solo puede cumplimentarse desde la aplicación de escritorio, Fundanet Corporate. Al igual que ocurre en la asignación manual, el documento queda bloqueado mientras el flujo de firma esté activo.
• El nuevo evento Completado el flujo de firmas de un documento permite cumplimentar automáticamente la tarea que tiene asociada dicho evento, cuando el flujo de firmas asociado a alguna de las tareas de la agenda finaliza. Está pensado para “frenar” el flujo de aprobación configurado en la agenda, hasta que el flujo de firmas finalice.

Firma de los documentos:

La firma se realiza desde iFundanet, en el apartado Firma de Documentos dentro de Tareas.
Esta opción solo se muestra si:

• El usuario tiene o ha tenido documentos pendientes de firmar
• O el usuario es Gestor de Firmas (permiso especial que permite a usuarios gestores revisar y cancelar flujos desde la web)

El usuario selecciona un documento y pulsa Acciones > Firmar o Firmar previsualizando. La diferencia entre una opción y otra es que, en el primer caso, la firma se incluye al final del documento, no permitiendo al usuario elegir la posición de la firma; mientras que, en el segundo caso, se le permite al usuario previsualizar el documento para elegir la posición.

También es posible seleccionar varios documentos a la vez y pulsar Acciones > Firmar.

En la primera firma se debe seleccionar el certificado digital e introducir la contraseña. El certificado puede almacenarse para no seleccionarlo cada vez, aunque la contraseña siempre se solicita.

A medida que se firman, los documentos originales son sustituidos por la versión firmada.

Revisión y cancelación de flujos:

Desde la web, los usuarios con el rol GestorFirmaDocumentos pueden acceder a la Gestión de flujos de firmas, donde pueden:

• Ver documentos pendientes de firmar
• Consultar quién debe firmar cada documento
• Cancelar flujos si es necesario

Si se cancela un flujo, no se puede asignar otro sobre ese mismo documento. Será necesario generar un nuevo documento y aplicar el flujo sobre él.

Cambios en las Agendas derivados del desarrollo de la Firma Digital

Tal y como se detalla en la entrada anterior ("Implementación de la Firma Digital"), en el marco de la evolución continua y con el objetivo de automatizar procesos, reducir tareas manuales y mejorar la trazabilidad, se ha avanzado en la incorporación de la firma digital dentro de Fundanet.

Este nuevo desarrollo no solo introduce la capacidad de gestionar flujos de firma de forma más ágil, sino que también ha supuesto una serie de cambios en la entidad Agendas, permitiendo integrarla de forma natural en los procesos de firma de documentos.

A continuación, se detallan los principales cambios y funcionalidades incorporadas:

1. Nuevo campo Plantilla de Flujo de Firma en las plantillas de agendas:
   En las plantillas de agendas se ha incorporado el campo Plantilla de Flujo de Firma, como un selector en el que aparecen las plantillas disponibles, es decir, las mismas que ya se podían seleccionar manualmente desde el gestor documental.
   Con este campo configurado, el sistema sabe qué flujo de firmas debe aplicar cuando se ejecuta la agenda, sin necesidad de asignarlo manualmente en cada documento.

2. Nueva acción Generar documento y flujo de firma:
   Esta nueva acción se ha añadido en los datos auxiliares de las agendas, permitiendo realizar en un solo paso lo que antes requería varias operaciones manuales. Una vez que la tarea que lleva la acción ha sido completada:

   • Genera automáticamente el documento (PDF) identificado en la plantilla de flujo de firmas configurada en la agenda y lo asocia como información digital de la entidad que tiene pegada la agenda, utilizando la configuración realizada para dicha entidad en los “parámetros de información digital”.
     Si por algún motivo no fuera posible realizar la acción, por ejemplo, porque no se hayan configurado los parámetros de información digital, Fundanet lanza un mensaje de aviso tanto en escritorio como en la web.
   • Vincula de manera automática el flujo de firma definido en la plantilla de tareas
   • Bloquea el documento hasta que el flujo de firma finalice, igual que ocurre cuando se asigna manualmente

   La tarea para la que se vincule esta acción no se puede completar desde iFundanet, sino que siempre se deberá completar desde Fundanet Corporate.

   La acción no tiene un tipo específico asignado ya que, aunque inicialmente se utilice en Propuestas de Compra, el diseño es extensible a cualquier entidad con un funcionamiento similar.

3. Nuevo evento Completado el flujo de firmas de un documento:
   Este evento detecta cuándo el flujo de firma del documento ligado al registro donde se encuentra vinculada la agenda pasa a estado Finalizado y, en ese momento, cumplimenta automáticamente la tarea asociada. Está pensado para “frenar” el flujo de aprobación configurado en la agenda, hasta que el flujo de firmas finalice.