Viaje: creación y aprobación
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Viaje: creación y aprobación
- Updated on 28 Aug 2023
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La creación de una solicitud de viaje puede llevarse a cabo desde dos puntos:
- Apartado Mis viajes, en iFundanet
- Área de trabajo de Viajes y Dietas, en Escritorio
En ambos casos, el viaje se compone de los siguientes apartados:
- Datos Generales del viaje
- Datos del Evento
- Proyectos que van a sufragar los gastos
- Detalle del Itinerario y Transporte
- Detalle del Alojamiento
- Estimación de Importes
- Solicitud de Anticipo
Datos del Evento y del Itinerario
El sistema pedirá determinada información relativa al itinerario y al evento al que se va a acudir, con el objetivo de poder obtener posteriormente los formatos de justificación para diversos financiadores (ISCIII, MINECO...).
Configuración de los Motivos del viaje
Por cada valor configurado en el campo Motivos del viaje, se podrá configurar el siguiente comportamiento:
- ¿Es un evento? En caso de que sí lo sea, el sistema pedirá información relativa al evento (nombre, fechas, documentación...). (Concepto7617 - CódAlter.1=EVENTO)
- ¿Se puede solicitar un anticipo para ese tipo de viaje? En caso de que no se pueda solicitar anticipo para esos viajes, ese apartado no se mostrará en la parte web del investigador. Sin embargo, el gestor siempre tendrá la posibilidad de marcarlo en la solicitud del viaje si así se requiere. (Parámetro 8863 --> TipoViajeRequiereAnticipo = Código concepto 7617)
La solicitud del viaje se creará en estado Borrador. Mientras se encuentre en ese estado, el solicitante podrá realizar los cambios que considere oportuno. Una vez haya completado la solicitud, deberá cambiar el estado a Presentada para iniciar el proceso de aprobación del mismo.
Aprobación del viaje
El sistema contempla dos sistemas de aprobación de las solicitudes de viaje:
- Aprobación básica: el gestor será quien marque el viaje como aprobado, cambiándole el estado directamente en su ficha.
- Aprobación mediante flujo: se podrán definir flujos de aprobación del viaje con n autorizaciones. Éstas podrán estar asignadas a roles o a terceros específicos. El pegado de estos flujos al viaje se podrá realizar de forma manual o automáticamente, a través de la configuración de los criterios en el apartado Condiciones Otras entidades.
Aprobación mediante flujo de autorizaciones
En el caso de que se desee que el responsable del investigador, el IP del proyecto que va a sufragar los gastos del viaje o el gestor encargado de la justificación posterior de dichos gastos, puedan validar la solicitud del viaje, será necesario optar por la opción de aprobación mediante flujo. Se podrán configurar n autorizaciones y realizar un pegado automático de los flujos en función de las unidades de gestión a las que pertenezcan los proyectos encargados de sufragar los gastos.
En ambos casos, una vez el viaje ha sido aprobado, el solicitante recibe un correo electrónico informándole de que su solicitud ha sido autorizada.
En caso de que se haya solicitado un anticipo para el viaje, a la hora de aprobar el viaje se creará automáticamente el anticipo con los datos indicados. En función de la configuración de la instalación, el anticipo se creará en estado pendiente o autorizado. Una vez autorizado dicho anticipo, deberá procederse a su pago.
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