Dentro del Área de Trabajo de Impuestos, en la sección BATUZ, se proponen como Accesos los diferentes capítulos en los que se han de realizar las comunicaciones. Desde estos accesos se centraliza la consulta y gestión de todos los registros, diferenciándolos según el capítulo al que pertenecen. Por defecto, en cada capítulo, se muestran únicamente los registros que aún no han sido comunicados a BATUZ, de manera que el usuario pueda identificar rápidamente qué registros requieren acción, si bien es posible consultar y gestionar registros en otros estados modificando los filtros en el apartado Búsqueda.
Igualmente, es posible acceder a los registros y gestionarlos desde las losetas de acceso rápido (operaciones pendientes).
Configuración previa
Para poder trabajar con BATUZ, es necesario realizar una configuración previa en el sistema. Esta configuración define qué información se envía y cómo se realiza la comunicación.
De forma general, el usuario deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:
Exclusión de registros:
Permite definir qué facturas no deben incluirse en el envío a BATUZ, ya sea por su serie (para facturas emitidas o recibidas) o por su naturaleza (para facturas recibidas), facilitando así excluir determinados documentos del proceso.
Certificados digitales:
Es necesario disponer de un certificado digital para firmar los envíos. Cada entidad deberá cargar su certificado y asignarlo a los usuarios correspondientes.
El resto de la configuración necesaria para el funcionamiento de BATUZ es realizada por el equipo de Fundanet durante la puesta en marcha, no siendo necesaria su gestión en el día a día por parte del usuario.
Creación de lotes y comunicación a BATUZ
Aunque cada capítulo presenta particularidades propias en cuanto a información, validaciones y funcionalidades disponibles, a continuación se detallan los aspectos comunes en la creación y comunicación de lotes a BATUZ.
Selección de registros a comunicar en cada capítulo y generación del lote:
Para cada uno de los capítulos, una vez seleccionados los registros para su comunicación, la acción Comunicación Lotes > Alta de lote conduce al formulario de proceso de comunicación a BATUZ. En este formulario se crea y se comunica un lote, entendido como el conjunto de registros que se desean comunicar. En primer lugar, se muestran los datos generales del lote: ejercicio, capítulo y tipo de operación (alta o modificación).
Validación de información incluida en cada capítulo
Validaciones en la comunicación
Antes de comunicar una factura a BATUZ, el sistema realiza una serie de validaciones obligatorias para asegurar que los datos son correctos:
Validación
Descripción
Factura no comunicada
Se verifica que la factura no haya sido previamente comunicada a BATUZ
Descripción de la factura
El campo de Justificación de la factura recibida debe estar cumplimentado
Fecha de emisión
La fecha de emisión de la factura debe ser anterior o igual a la fecha del lote de comunicación
Fecha de operaciones
La factura ha de contar con fecha de operaciones cumplimentada. Esta validación solo aplica para facturas emitidas
Código postal del tercero asociado a la factura
Si el tipo de documento identificativo del tercero asociado a la factura es CIF, NIF o NIE, el tercero ha de tener informado el código postal en su domicilio por defecto. Esta validación solo aplica para facturas emitidas
Número de identificación del tercero asociado a la factura
Se comprueba que el número de identificación fiscal (CIF/NIF/NIE) del tercero asociado a la factura sea correcto según el tipo de nº documento identificativo
Tercero intracomunitario
Si el tercero asociado a la factura es intracomunitario, se valida que el campo País IVA del formulario de propiedades del tercero esté correctamente informado
Firmar digitalmente y comunicación a la plataforma
Para proceder a la comunicación, el formulario requiere la firma de los registros mediante la selección de un certificado digital, previamente configurado en el catálogo de certificados digitales, junto con la introducción de su correspondiente contraseña.
Una vez realizados los tres pasos anteriores, se genera el lote y se procede a su envío a BATUZ.
Las respuestas de la plataforma de BATUZ frente a la comunicación pueden ser las siguientes:
Comunicado: el lote ha sido enviado correctamente y todas las facturas han sido aceptadas.
Comunicado con errores parciales: algunas de las facturas del lote no han sido comunicadas correctamente, por lo que será necesario corregir los errores detectados y volver a enviarlas.
Comunicado con errores totales: ninguna de las facturas del lote ha sido comunicada correctamente, siendo necesario corregir los errores y realizar un nuevo envío del lote.
Estados de los registros
Ya se trate de registros de facturas emitidas, facturas recibidas, bienes de inversión o criterios de caja, cada registro dispondrá de un estado que permitirá identificar su situación dentro del proceso de comunicación con la plataforma BATUZ.
El estado del registro variará en función de si la comunicación se ha realizado correctamente o si, por algún motivo, no ha sido posible completar el envío. Por este motivo, se establecen a continuación las diferentes denominaciones de estado, que permiten al usuario conocer en todo momento la situación en la que se encuentra cada registro:
Estado del registro | Descripción |
|---|---|
Pendiente | El registro aún no ha sido comunicado a BATUZ |
Preparado para enviar | El envío se queda como pendiente de enviar, ya que ha fallado el envío y debe reintentarse. Lo más habitual es que exista una incidencia temporal en BATUZ |
Comunicada con errores Totales | El registro no ha sido grabado en BATUZ, pues se han detectado errores. Será necesario corregirlos y volver a comunicarlo |
Comunicada con errores parciales | El registro ha sido grabado en BATUZ, pese a incumplir alguna validación. Será necesario volver a comunicarlo, generalmente mediante una factura rectificativa |
Comunicada | El registro ha sido enviado y comunicado correctamente a BATUZ |
Guardada | Solo disponible para el capítulo de facturas emitidas. La factura emitida ha sido almacenada en el mantenimiento de facturas emitidas y en la ruta seleccionada por el usuario |
Enviada | Solo disponible para el capítulo de facturas emitidas. La factura emitida ha sido enviada por correo electrónico al tercero y almacenada del mismo modo que en el estado Guardada |
Impresa | Solo disponible para el capítulo de facturas emitidas. La factura emitida se almacena únicamente en la ruta seleccionada por el usuario, sin digitalizarse en Fundanet |
No comunicable | Solo disponible para el capítulo de facturas recibidas. La factura recibida se marca como no comunicable, impidiendo su envío a BATUZ. Este estado puede revertirse |
Anulado | Solo disponible para el capítulo de criterio de caja. El pago relacionado con la factura recibida se ha eliminado del área de tesorería, y se tiene que comunicar |
En el panel lateral de cada registro se indica el estado actual del mismo, así como el histórico de estados por los que ha pasado desde su introducción en el sistema.