Traspaso de líneas de pedido de compra

Cuando un pedido se imputa a un ejercicio presupuestario y finalmente, al terminar dicho ejercicio, no se recibe la factura, será posible realizar un traspaso del “gasto” pendiente de recibir a la siguiente anualidad. De esta forma, existirá una correspondencia entre los movimientos presupuestarios del pedido y los movimientos presupuestarios de la factura.

Para realizar dicha operación se han de realizar los siguientes pasos:

1. Acceder a la Gestión de Líneas de Pedido Abiertas. 
2. Seleccionar Operación = Traspasar Líneas.
3. Indicar Fecha operación = Fecha en la que se desea que figure realizado el traspaso.
4. En la parte inferior, seleccionar las líneas a traspasar.
5. Pinchar sobre el botón "Traspasar Líneas"

Requisitos previos

Para que una línea esté disponible para ser traspasada, debe cumplir con los siguientes requisitos: 

•    Deben de estar pendientes de albaranar completamente, o parcialmente albaranadas y facturadas, en cuyo caso sólo se podrá hacer el traspaso por la parte pendiente de albaranar.

•   No debe tener una modificación de pedido hecha manualmente en estado pendiente. Sólo se mostrará cuando dicha modificación esté autorizada (para el caso de que la Organización trabaje con Modificaciones de Pedido).

Información disponible de las líneas    

• Referencia: referencia de la propuesta de la cual viene la línea. En caso de que la línea del pedido no provenga de propuesta, se muestra "Sin propuesta". 
• Pedido: anualidad/tipo/numero
• Número Línea: número de línea dentro del pedido.
• Fecha: F. Pedido
• Ejercicio Presup: Información sobre el ejercicio/periodo presupuestario donde está imputada la línea. Si estuviera imputada contra más de un ejercicio/periodo se mostrará la frase “varios ejercicios”. Además posicionándose encima de la línea, en la parte inferior del formulario se verá el resumen de todas las imputaciones presupuestarias de dicha línea.
• Nº Doc. Prov.: Número identificativo del documento del proveedor.
• Proveedor: se mostrará el nombre del proveedor.
• Imp. Dispuesto: se corresponde con el importe dispuesto de la línea mostrada del pedido.
• Imp. Facturado: se corresponde con el importe facturado de la línea mostrada del pedido.
• Imp. a Traspasar: se corresponde con el importe dispuesto no facturado de la línea del pedido mostrada y que por tanto será traspasado. 

Funcionamiento del proceso

La realización del traspaso de pedido podrá hacerse de dos modos, en función de la parametrización que exista en Fundanet: Organizaciones que utilicen las Modificaciones de pedido y Organizaciones que no las utilicen.

Traspasar Líneas de pedido con Modificaciones de pedido

Cuando se usan Modificaciones de pedido en Fundanet, al realizar un traspaso de una línea de pedido de un año a otro, lo que se genera en automático es una Modificación de Pedido de un tipo especial, TP-Traspaso de pedido (configurado en el propio parámetro 8441). Esto permite dejar una traza de dicho traspaso y permite unir la información de las líneas traspasadas entre la propuesta y el pedido, es decir, si se genera un albarán y factura sobre una línea traspasada, desde la propuesta de compra se podrá consultar la existencia de dicho albarán y factura, al igual que desde el pedido.

Los movimientos presupuestarios que se generan son los comentados anteriormente: un movimiento negativo de Modificado, Actual, Reservado, Autorizado y Dispuesto en el año de origen y los mismos movimientos en positivo en el año de destino.

Adicionalmente, se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• La modificación de pedido generada se almacenará en estado “Autorizada” y habrá una modificación por cada línea traspasada. Si un pedido tiene “n” líneas y se traspasan todas, se crearán también “n” modificaciones de pedido.
• En el pedido se generan líneas nuevas con la nueva anualidad pasando las otras líneas a estar en el histórico de líneas, pero si habrá trazabilidad con respecto a la propuesta original, tal y como se indicaba anteriormente.
• Una modificación creada por un Traspaso de pedido no podrá ser eliminada manualmente, se mostrará un aviso como el siguiente y solo se borrará usando la operación de Deshacer Traspasos.
• Si estuviera configurado Fundanet para que en la Modificación de pedido se pegue una agenda, será necesario eliminar la agenda previamente para poder luego deshacer el traspaso de pedido.
• Hay que tener en cuenta que si un pedido tiene una modificación de pedido hecha manualmente en estado pendiente, esa línea no saldrá para ser traspasada. Solo se mostrará cuando dicha modificación esté autorizada.
• No será posible generar una modificación de pedido manual de tipo TP-Traspaso de pedido, saldrá un mensaje avisando de tal casuística.

Traspasar Líneas de pedido sin Modificaciones de pedido

Si no se usan las modificaciones de pedido, el proceso del traspaso genera los movimientos presupuestarios igual que en el caso anterior, pero no será posible establecer una trazabilidad entre las líneas del pedido en el año de origen y en el año de destino, con respecto a las líneas de la propuesta de compra.

Además, la forma de representar el traspaso en el pedido es generando líneas nuevas con la nueva anualidad presupuestaria, y cerrando las líneas antiguas. En el histórico de líneas se podrán consultar tanto las líneas originales que estarán cerradas, como las nuevas líneas abiertas en el nuevo año.

Deshacer traspaso de Líneas de pedido

Cuando sobre un pedido se ha realizado un Traspaso de Pedido, será posible revertir dicho cambio y deshacerlo. El sistema borrará los cambios realizados, dejando el pedido como se encontraba inicialmente antes de realizar el traspaso. 

Para poder deshacer un traspaso se ha de acceder a la Gestión de Líneas de Pedido Abiertas y seleccionar operación = Deshacer Traspaso Líneas.

Se podrán deshacer traspasos sobre líneas previamente traspasadas, siempre y cuando no tengan albaranes asociados. Si una línea ya tiene un albarán asociado, aunque no sea por la totalidad de la línea, no se mostrará en la bandeja y será necesario borrar primero dicho albarán para poder deshacer el traspaso.

Las columnas mostradas serán las mismas que en la operación de Traspaso de Líneas, salvo la columna “Imp. a Traspasar” que en este caso se corresponde con “Imp. a deshacer”.

Si Fundanet está configurado para usar Modificaciones de pedido, al deshacer un traspaso, se borrará la modificación de pedido, salvo que tenga una Agenda en cuyo caso habrá que eliminarla previamente.

Consideración especial: Traspaso de Líneas cuando cambia la prorrata de IVA entre ejercicios

Dentro del proceso de Traspaso de Líneas de Pedido descrito anteriormente, existe un tratamiento específico aplicable cuando el porcentaje de IVA deducible (prorrata) del proyecto varía entre el ejercicio de origen del pedido y el ejercicio de destino.

El objetivo de este tratamiento especial es que, cuando exista un cambio en la prorrata:

• El presupuesto actual del proyecto no se vea alterado
• El gasto imputado (RAD) refleje correctamente el nuevo porcentaje de IVA deducible
• El disponible del proyecto se ajuste de forma automática y coherente
• No sea necesario realizar ajustes manuales posteriores 

En este punto, es necesario distinguir el tratamiento del gasto (RAD) y del presupuesto (Modificado) en el año X+1, aplicando los siguientes criterios (los movimientos correspondientes al año X se mantienen sin cambios):

• Tratamiento del gasto (RAD) en el año X+1: el traspaso del pedido se realiza aplicando el porcentaje de IVA deducible vigente en el nuevo ejercicio. 
  • El importe traspasado como Dispuesto (RAD) se calcula según la prorrata actual del proyecto
  • El sistema valida que exista disponible suficiente en la partida presupuestaria correspondiente
  • Ejemplo: un pedido con importe dispuesto de 10.021€ en el año X puede pasar a 10.210€ en el año X+1 como consecuencia de un cambio en la prorrata de IVA. 
• Tratamiento del presupuesto (Modificado) en el año X+1: 
  • El traspaso del pedido se realiza inicialmente siguiendo el funcionamiento estándar, es decir, por el importe presupuestario calculado aplicando el % de IVA deducible del proyecto en ese momento. 
  • En caso de que dicho importe no coincida con el importe presupuestario original del pedido debido a un cambio de prorrata (el % IVA deducible del pedido y el que aparece actualmente en el proyecto no coinciden), el sistema realiza un ajuste automático adicional:
    • Se calcula la diferencia positiva o negativa generada por el cambio de prorrata
    • Esta diferencia se corrige mediante la creación automática de una modificación de presupuesto de tipo extrapresupuestaria
    • La modificación se registra en la misma partida presupuestaria de la línea de pedido traspasada, por el importe exacto necesario para mantener inalterado el presupuesto del proyecto
    • Si la modificación de presupuesto de ajuste ha de ser negativa, el sistema valida en el momento de realizar el traspaso de líneas de pedido que existe presupuesto suficiente en la partida en el ejercicio X+1, no generando en ningún caso un disponible negativo
  • De este modo, el presupuesto actual del proyecto no se ve afectado por el cambio de prorrata, aunque el importe del RAD sí refleje la nueva situación. 

Las modificaciones de presupuesto de tipo extrapresupuestarias creadas automáticamente para este ajuste presentan las siguientes características:

• Tercero, proyecto y partida: coinciden exactamente con los del pedido original
• Fecha: se asigna la fecha correspondiente al traspaso de líneas de pedido
• Tipo y naturaleza: se asigna un nuevo tipo y naturaleza específicos, denominados TP - Traspaso de Pedido, de uso exclusivo para este proceso
• Justificación: se asigna automáticamente el texto "Modificación de presupuesto por ajuste prorrata Pedido: 20XX/X/XX"
• Estas modificaciones no pueden ser editadas ni eliminadas manualmente por el usuario
• En caso de deshacer el traspaso del pedido, el sistema elimina automáticamente estas modificaciones junto con el resto de movimientos asociados al traspaso

Con este criterio de funcionamiento, el impacto del cambio en el porcentaje de IVA deducible se refleja únicamente en el gasto, manteniéndose estable el presupuesto del proyecto:

• Si el % de IVA deducible aumenta
  • El presupuesto actual del proyecto se mantiene sin cambios
  • El importe de RAD disminuye
  • Como consecuencia, el disponible del proyecto aumenta al reducirse el gasto imputado
• Si el % de IVA deducible disminuye
  • El presupuesto actual del proyecto se mantiene sin cambios
  • El importe de RAD aumenta
  • Como consecuencia, el disponible del proyecto disminuye al incrementarse el gasto imputado