Traspaso de líneas de pedido de compra

Cuando un pedido se imputa a un ejercicio presupuestario y finalmente, al terminar dicho ejercicio, no se recibe la factura, será posible realizar un traspaso del “gasto” pendiente de recibir a la siguiente anualidad. De esta forma, existirá una correspondencia entre los movimientos presupuestarios del pedido y los movimientos presupuestarios de la factura.

Para realizar dicha operación se han de realizar los siguientes pasos:

1. Acceder a la Gestión de Líneas de Pedido Abiertas. 
2. Seleccionar Operación = Traspasar Líneas.
3. Indicar Fecha operación = Fecha en la que se desea que figure realizado el traspaso.
4. En la parte inferior, seleccionar las líneas a traspasar.
5. Pinchar sobre el botón "Traspasar Líneas"

Requisitos previos

Para que una línea esté disponible para ser traspasada, debe cumplir con los siguientes requisitos: 

•    Deben de estar pendientes de albaranar completamente, o parcialmente albaranadas y facturadas, en cuyo caso sólo se podrá hacer el traspaso por la parte pendiente de albaranar.

•   No debe tener una modificación de pedido hecha manualmente en estado pendiente. Sólo se mostrará cuando dicha modificación esté autorizada (para el caso de que la Organización trabaje con Modificaciones de Pedido).

Información disponible de las líneas    

• Referencia: referencia de la propuesta de la cual viene la línea. En caso de que la línea del pedido no provenga de propuesta, se muestra "Sin propuesta". 
• Pedido: anualidad/tipo/numero
• Número Línea: número de línea dentro del pedido.
• Fecha: F. Pedido
• Ejercicio Presup: Información sobre el ejercicio/periodo presupuestario donde está imputada la línea. Si estuviera imputada contra más de un ejercicio/periodo se mostrará la frase “varios ejercicios”. Además posicionándose encima de la línea, en la parte inferior del formulario se verá el resumen de todas las imputaciones presupuestarias de dicha línea.
• Nº Doc. Prov.: Número identificativo del documento del proveedor.
• Proveedor: se mostrará el nombre del proveedor.
• Imp. Dispuesto: se corresponde con el importe dispuesto de la línea mostrada del pedido.
• Imp. Facturado: se corresponde con el importe facturado de la línea mostrada del pedido.
• Imp. a Traspasar: se corresponde con el importe dispuesto no facturado de la línea del pedido mostrada y que por tanto será traspasado. 

Funcionamiento del proceso

La realización del traspaso de pedido podrá hacerse de dos modos, en función de la parametrización que exista en Fundanet: Organizaciones que utilicen las Modificaciones de pedido y Organizaciones que no las utilicen.

Traspasar Líneas de pedido con Modificaciones de pedido

Cuando se usan Modificaciones de pedido en Fundanet, al realizar un traspaso de una línea de pedido de un año a otro, lo que se genera en automático es una Modificación de Pedido de un tipo especial, TP-Traspaso de pedido (configurado en el propio parámetro 8441). Esto permite dejar una traza de dicho traspaso y permite unir la información de las líneas traspasadas entre la propuesta y el pedido, es decir, si se genera un albarán y factura sobre una línea traspasada, desde la propuesta de compra se podrá consultar la existencia de dicho albarán y factura, al igual que desde el pedido.

Los movimientos presupuestarios que se generan son los comentados anteriormente: un movimiento negativo de Modificado, Actual, Reservado, Autorizado y Dispuesto en el año de origen y los mismos movimientos en positivo en el año de destino.

Adicionalmente, se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• La modificación de pedido generada se almacenará en estado “Autorizada” y habrá una modificación por cada línea traspasada. Si un pedido tiene “n” líneas y se traspasan todas, se crearán también “n” modificaciones de pedido.
• En el pedido se generan líneas nuevas con la nueva anualidad pasando las otras líneas a estar en el histórico de líneas, pero si habrá trazabilidad con respecto a la propuesta original, tal y como se indicaba anteriormente.
• Una modificación creada por un Traspaso de pedido no podrá ser eliminada manualmente, se mostrará un aviso como el siguiente y solo se borrará usando la operación de Deshacer Traspasos.
• Si estuviera configurado Fundanet para que en la Modificación de pedido se pegue una agenda, será necesario eliminar la agenda previamente para poder luego deshacer el traspaso de pedido.
• Hay que tener en cuenta que si un pedido tiene una modificación de pedido hecha manualmente en estado pendiente, esa línea no saldrá para ser traspasada. Solo se mostrará cuando dicha modificación esté autorizada.
• No será posible generar una modificación de pedido manual de tipo TP-Traspaso de pedido, saldrá un mensaje avisando de tal casuística.

Traspasar Líneas de pedido sin Modificaciones de pedido

Si no se usan las modificaciones de pedido, el proceso del traspaso genera los movimientos presupuestarios igual que en el caso anterior, pero no será posible establecer una trazabilidad entre las líneas del pedido en el año de origen y en el año de destino, con respecto a las líneas de la propuesta de compra.

Además, la forma de representar el traspaso en el pedido es generando líneas nuevas con la nueva anualidad presupuestaria, y cerrando las líneas antiguas. En el histórico de líneas se podrán consultar tanto las líneas originales que estarán cerradas, como las nuevas líneas abiertas en el nuevo año.

Deshacer traspaso de Líneas de pedido

Cuando sobre un pedido se ha realizado un Traspaso de Pedido, será posible revertir dicho cambio y deshacerlo. El sistema borrará los cambios realizados, dejando el pedido como se encontraba inicialmente antes de realizar el traspaso. 

Para poder deshacer un traspaso se ha de acceder a la Gestión de Líneas de Pedido Abiertas y seleccionar operación = Deshacer Traspaso Líneas.

Se podrán deshacer traspasos sobre líneas previamente traspasadas, siempre y cuando no tengan albaranes asociados. Si una línea ya tiene un albarán asociado, aunque no sea por la totalidad de la línea, no se mostrará en la bandeja y será necesario borrar primero dicho albarán para poder deshacer el traspaso.

Las columnas mostradas serán las mismas que en la operación de Traspaso de Líneas, salvo la columna “Imp. a Traspasar” que en este caso se corresponde con “Imp. a deshacer”.

Si Fundanet está configurado para usar Modificaciones de pedido, al deshacer un traspaso, se borrará la modificación de pedido, salvo que tenga una Agenda en cuyo caso habrá que eliminarla previamente.