En determinadas situaciones, la entidad puede recibir importes por adelantado por parte de terceros, generalmente asociados a ingresos futuros no devengados. Para registrar este tipo de operaciones, Fundanet dispone de la funcionalidad de Anticipos Recibidos, que permite gestionar estos cobros anticipados de forma estructurada.
Entre los casos más habituales se encuentran:
- Ingresos anticipados procedentes de financiadores (subvenciones, convenios u otros), en los que el cobro se produce con anterioridad al reconocimiento contable del ingreso.
- Cobros a cuenta previos a la emisión de la factura definitiva.
El proceso de gestión de los anticipos recibidos se articula en las siguientes fases:
- Creación del anticipo
- Cobro del anticipo
- Cancelación del anticipo, mediante alguna de las siguientes modalidades:
- Aplicación contra un ingreso registrado en el sistema
- Devolución al tercero del que se recibe el anticipo
Creación del Anticipo
Los anticipos recibidos se registran directamente en estado Autorizado, quedando disponibles para su gestión y cobro desde el momento de su creación.
El registro de un anticipo recibido implica:
- El reconocimiento de un derecho de cobro frente al tercero indicado en el anticipo y con la fecha de vencimiento que se derive de la forma de cobro definida.
- La no generación de efectos presupuestarios en esta fase. El impacto en presupuesto se producirá en el momento de registrar el ingreso definitivo al que se vincula el anticipo.
- No se genera ningún asiento contable en este punto del proceso.
Cobro del Anticipo
Una vez registrado, el anticipo queda disponible para su cobro.
El registro del cobro conlleva:
- La cancelación del derecho de cobro generado en el anticipo.
- La contabilización del movimiento de tesorería correspondiente, registrando la entrada en la cuenta bancaria (572) contra la cuenta contable definida en el anticipo recibido.
Cancelación del Anticipo
El saldo pendiente del anticipo recibido deberá regularizarse mediante alguna de las siguientes actuaciones:
- Aplicación del anticipo: el anticipo recibido se vincula con ingresos ya registrados en el sistema, cuyo cobro ha sido adelantado con cargo a dicho anticipo, permitiendo su compensación y cierre.
- Devolución del anticipo: en caso de no proceder a su aplicación total o parcial, se podrá gestionar la devolución del importe correspondiente, generando la obligación de pago y su posterior pago.