Declarar como Impagado o Pérdida

Updated on 07 Feb 2025
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La funcionalidad de gestión de impagados y pérdidas está diseñada para manejar situaciones en las que un vencimiento de una factura emitida no puede ser cobrado.
Esta funcionalidad permite declarar una factura como impagado cuando el ingreso aún es incierto o como pérdida si se considera definitivamente incobrable, así como retroceder ambos procesos para devolver la factura a estado Pendiente.

Factura emitida con varios vencimientos

Para lanzar los procesos de declarar como impagado o declarar como pérdida una factura emitida, bastará con seleccionar desde la bandeja de vencimientos uno o varios vinculados a facturas emitidas con importe pendiente de pago aunque se encuentre parcialmente cobrada.
En el caso de que una factura emitida tuviera más de un vencimiento, el sistema precisa que únicamente quede un vencimiento pendiente de cobro, si hubiera varios vencimientos pendientes asociados a la misma factura emitida no será posible declararlos como impagado o pérdida, sino que el usuario deberá actualizar previamente los vencimientos pendientes unificándolos en uno único.

Configuración de la Gestión de Impagados y Pérdidas

Para poder utilizar la funcionalidad de Impagados y Pérdidas es necesario llevar a cabo previamente una configuración inicial de las cuentas contables que deben ser utilizadas por el proceso.
Esta personalización se realiza desde el apartado de Configuración del Área (en la parte superior del área de trabajo de Tesorería) mediante la opción Configuración Impagados y Pérdidas dentro del apartado Gestión de morosidad.

Declarar vencimiento Pendiente como Impagado

Para declarar una factura emitida como Impagada se acceda a la loseta de vencimientos pendientes a cobrar, seleccione la factura que desea gestionar y haga clic en la acción "Declarar como impagado". Esto abrirá un formulario donde se detallan las acciones que llevará a caso el proceso:

Cambio del estado del vencimiento de la factura emitida de Pendiente a Impagado.
Registro de un Otro Cargo de ajuste en cuyo asiento contable se saldará la cuenta de cliente indicada en la factura emitida contra una cuenta de cliente de dudoso cobro, y se registrarán por el mismo importe al Debe un gasto en la cuenta de pérdidas por deterioro comercial y al Haber un pasivo por deterioro comercial.

Cuenta de cliente de dudoso cobro

Cuando se pasa una factura emitida a estado Impagado, el proceso valida si el tercero ya dispone de una cuenta contable de Cliente asociada para el tipo de cobro IMPAGADO:

Si ya existe en el Tercero dicha cuenta la incorpora en el asiento contable de ajuste
Si no existe en el Tercero una cuenta de impago crea una nueva cuenta contable para ese tipo de cobro, la vincula al tercero y la utiliza en el asiento de ajuste.

El código de la cuenta contable creada por el sistema será el siguiente número correlativo a último nivel dentro del grupo contable que se haya definido en la configuración de Impagados y Pérdidas.

Registro del cobro de una factura en estado Impagado

Si un vencimiento declarado como impagado fuera finalmente cobrado, podría incluirse en una operación de cobro sobre la que se añadirían los siguientes apuntes en su asiento contable:

Debe: Cuenta de pasivo por deterioro comercial utilizada en el otro cargo
Haber: Cuenta de ingreso por la reversión del deterioro comercial registrado en el otro cargo
Además, la cuenta contable de contrapartida saldada al Haber será la cuenta de cliente de dudoso cobro indicada en el otro cargo en lugar de la cuenta de cliente de la de factura emitida original.

Declarar vencimiento como Pérdida

Cuando una factura se considera definitivamente incobrable, puede declararse como pérdida. Este estado cierra cualquier posibilidad de cobro y realiza ajustes contables definitivos para reflejar la situación en las cuentas financieras.
Para declarar una factura emitida como Pérdida acceda a la loseta de vencimientos pendientes a cobrar, seleccione la factura que desea gestionar y haga clic en la acción "Declarar como pérdida". Esto abrirá un formulario donde se detallan las acciones que llevará a cabo el proceso:

Cambio del estado del vencimiento de la factura emitida de Pendiente o Impagado a Pérdida.
Registro de un Otro Cargo de ajuste cuyo asiento contable diferirá en función de si el vencimiento se encontraba previamente en estado Pendiente o Impagado:

Estado anterior	Asiento contable Otro Cargo
Pendiente	(Debe) Cuenta de pérdidas créditos incobrables -a- Cuenta de cliente factura emitida (Haber)
Impagado	(Debe) Cuenta de pérdidas créditos incobrables -a- Cuenta de cliente dudoso cobro utilizada en el impagado (Haber)
	(Debe) Cuenta pasivo por deterioro valor -a- Cuenta aplicación de la provisión (Haber)

Registro de traspasos de saldo para revertir los movimientos contables, analíticos y/o presupuestarios que tuviera vinculados la factura emitida en concepto de Overhead u otros repartos.

¿Tiene movimiento contable?	¿Tiene movimiento presupuestario?	Ajuste realizado
Sí, se realiza en la emisión	No, se realiza en el cobro	Traspaso de saldo analítico para revertir únicamente el movimiento contable
Sí, se realiza en la emisión	Sí, se realiza en la emisión	Traspaso de saldo presupuestario y analítico para revertir tanto el movimiento presupuestario como el contable
No, se realiza en el cobro	Sí, se realiza en la emisión	Traspaso de saldo presupuestario para revertir únicamente el movimiento presupuestario

Si en el momento de la emisión de la factura se dotara también el presupuesto del proyecto, se realizaría la anulación de las modificaciones extrapresupuestarias creadas al emitir la factura.

Volver a estado Pendiente un Impagado o Pérdida

En aquellos casos en los que sea necesario revertir el proceso, se dispone de la posibilidad de volver a dejar una factura emitida declarada como Impagado o Pérdida en estado Pendiente, quedando a su vez eliminados del sistema todos los registros ajuste que se hubieran generado.

Eliminación de ajustes generados por el sistema

Todos los ajustes que se generan por los distintos procesos de declarar una factura emitida como Impagado o Pérdida solo pueden ser eliminados mediante la acción de Volver a estado Pendiente. Si se intenta eliminar cualquiera de los registros de forma manual, el sistema avisará de que no es posible al provenir del módulo de Impagados y Pérdidas.
Igualmente, el proceso de Volver a estado Pendiente únicamente eliminará los registros si estos no han sido previamente contabilizados, de estarlo, se devolverá un mensaje de error al usuario para que proceda a eliminar dichos asientos.

Historial cambios de estado

Con el objetivo de conocer el detalle de la acciones realizadas sobre un vencimiento que haya sido sometido a los procesos de declaración como impagado y/o pérdida, se dispone de una cuarta opción de consulta llamada "Historial cambios de estado" que permite conocer los diferentes estados en tesorería sobre los que ha pasado el vencimiento de la factura emitida.

Desde esta opción se permite consultar también los documentos de gestión que ha generado el sistema como resultados de dichas acciones para registrar los ajustes correspondientes que se han ido mencionando el los apartados anteriores (otros cargos, traspasos de saldo y/o modificaciones presupuestarias).

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